2026: wyższy limit VAT 240 000 zł, ewidencja elektroniczna i mniej biurokracji

Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy i księgowi wejdą w nową rzeczywistość podatkową. Wchodzą w życie zmiany w VAT, CIT, PIT i zasadach prowadzenia ksiąg, które mają uprościć rozliczenia, ograniczyć biurokrację i wprowadzić pełną cyfryzację ewidencji. To jedna z największych reform podatkowych ostatnich lat.

Najbardziej odczuwalna zmiana dotyczy limitu zwolnienia z VAT. Próg wzrośnie z obecnych 200 000 zł do 240 000 zł. Dla mikroprzedsiębiorców, freelancerów i jednoosobowych działalności to realna korzyść – więcej firm uniknie obowiązku rejestracji do VAT i odprowadzania podatku od sprzedaży. Co ważne, z nowego limitu będą mogli skorzystać także ci, którzy w 2025 roku przekroczyli 200 000 zł, ale nie 240 000 zł przychodu.

Uproszczenia obejmą również spółki jawne. Od przyszłego roku formularz CIT-15J trzeba będzie składać tylko wtedy, gdy rzeczywiście nastąpiły zmiany w danych spółki. Koniec z corocznym powielaniem identycznych informacji – mniej papierów, mniej stresu i mniej niepotrzebnej pracy.

Korzystna zmiana dotyczy też przedsiębiorców działających w Polskiej Strefie Inwestycji. Do tej pory cofnięcie decyzji o wsparciu oznaczało konieczność zwrotu całej pomocy publicznej. Od 2026 roku fiskus pozwoli zwracać jedynie podatek niezapłacony od tej części działalności, która była objęta uchyloną decyzją. To bardziej elastyczne rozwiązanie, które zmniejszy ryzyko finansowe firm inwestujących w Polsce.

Na dużych graczy czeka kolejna dobra wiadomość

Podatkowe grupy kapitałowe nie utracą już statusu podatnika CIT z powodu przeprowadzania transakcji nierynkowych. Do tej pory nawet drobne odstępstwa od rynkowych stawek mogły powodować utratę przywilejów podatkowych. Nowe przepisy lepiej odzwierciedlają rzeczywistość gospodarczą, w której transakcje w grupach kapitałowych mają często charakter wewnętrzny i techniczny.

Od 2026 roku zniknie też obowiązek zgłaszania do urzędu skarbowego osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe. Przedsiębiorcy, fundacje i stowarzyszenia nie będą już musieli wyznaczać i rejestrować takich osób. To kolejny element deregulacji, który upraszcza procedury i ogranicza biurokrację.

Największe zmiany organizacyjne przyniesie cyfryzacja księgowości

Przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia ksiąg i ewidencji w formie elektronicznej oraz przesyłania ich do urzędu skarbowego. Dotyczy to zarówno ksiąg rachunkowych, jak i podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów czy wykazu środków trwałych. W 2026 roku obowiązek obejmie podatników rozliczających się miesięcznie (JPK V7M), a rok później – kwartalnych. Oznacza to, że za rok 2026 elektroniczne księgi trzeba będzie przesłać do urzędu w 2027 roku.

Nowe przepisy to nie tylko ułatwienia, ale także obowiązek dostosowania się technologicznie. Brak zgodnego oprogramowania lub nieprowadzenie ewidencji elektronicznej może skończyć się sankcjami. Eksperci ostrzegają, że przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować swoje systemy księgowe i uporządkować dane.

Reforma podatkowa 2026 to krok w stronę nowoczesnego, cyfrowego systemu rozliczeń. Z jednej strony wprowadza korzystne uproszczenia – wyższy limit VAT i mniej formalności dla spółek – z drugiej wymaga od firm przygotowania się na elektroniczne raportowanie i większą przejrzystość. Ci, którzy zrobią to zawczasu, zyskają spokój i przewagę w coraz bardziej zautomatyzowanym świecie podatków.

więcej

Kto może uzyskać certyfikat KSeF i jak z niego korzystać?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Aby przedsiębiorca lub firma mogli korzystać z tego systemu, konieczne jest odpowiednie uwierzytelnienie — jednym z najważniejszych narzędzi jest certyfikat KSeF.

Nie każdy jednak musi spełniać dodatkowe warunki, by taki certyfikat uzyskać. W określonych przypadkach możliwe jest wystąpienie o certyfikat bez konieczności składania pełnomocnictw czy dodatkowych zawiadomień w urzędzie skarbowym.

Kto może uzyskać certyfikat KSeF bez dodatkowych formalności?

Bez spełniania dodatkowych wymogów o certyfikat KSeF mogą wystąpić:

1. Osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA

Są to osoby, które podatnik wskazał w urzędzie skarbowym jako uprawnione do korzystania z KSeF. Zgłoszenie odbywa się poprzez formularz ZAW-FA, w którym można nadać, zmienić lub odebrać dostęp do systemu. Po zaakceptowaniu zawiadomienia przez urząd osoby te mogą samodzielnie uzyskać certyfikat KSeF i logować się do systemu.

2. Osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych lub wspólnicy spółek cywilnych mają prawo korzystać z KSeF bez dodatkowych zgłoszeń. Ich dostęp do systemu wynika bezpośrednio z posiadania statusu właściciela firmy. Uwierzytelnienie następuje za pomocą podpisu zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

3. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi posiadający uprawnienia właścicielskie i pieczęć elektroniczną

Podmioty takie jak spółki z o.o., fundacje czy inne jednostki posiadające osobowość prawną mogą korzystać z KSeF, jeśli dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą numer NIP. Pieczęć taka pełni rolę podpisu elektronicznego w kontekście organizacyjnym, umożliwiając uwierzytelnienie systemowe bez dodatkowych zgłoszeń.

Jak w praktyce korzystać z KSeF?

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą dokonywać dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym, aby korzystać z KSeF.
Dostęp uzyskuje się po zalogowaniu do systemu z użyciem:

• podpisu zaufanego (ePUAP) lub

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

To rozwiązanie umożliwia natychmiastowy dostęp do systemu i wystawianie e-faktur bez dodatkowych formalności.

Gdy przedsiębiorca nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej

Jeśli przedsiębiorca nie może uwierzytelnić się w sposób elektroniczny, może skorzystać z formularza ZAW-FA, który służy do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do KSeF,

• wskazania innych osób (np. pracowników), które będą mogły korzystać z systemu.

Zawiadomienie ZAW-FA składa się w urzędzie skarbowym w formie papierowej.

Spółki i inne podmioty niebędące osobami fizycznymi

W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz innych osób prawnych zasady różnią się w zależności od sposobu uwierzytelniania:

• Jeżeli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, może korzystać z KSeF bez składania ZAW-FA, opierając się na pierwotnych uprawnieniach właścicielskich.

• Jeżeli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej, powinna złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do działania w jej imieniu w KSeF.

Dopiero po takim zgłoszeniu wskazana osoba uzyskuje możliwość logowania się do systemu i wystawiania e-faktur w imieniu spółki.

Dlaczego warto zadbać o certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF to nie tylko narzędzie techniczne, ale także gwarancja:

• bezpieczeństwa wymiany danych finansowych,

• automatyzacji procesów fakturowania,

• zgodności z obowiązującymi przepisami.

Dzięki niemu możliwa jest bezpieczna integracja systemów księgowych z KSeF i sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w nowym modelu e-fakturowania.

Podsumowanie

Z certyfikatu KSeF mogą korzystać bez dodatkowych formalności:

• osoby fizyczne zgłoszone w ZAW-FA,

• przedsiębiorcy posiadający uprawnienia właścicielskie,

• podatnicy niebędący osobami fizycznymi, jeśli dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP.

W przypadku braku możliwości elektronicznego uwierzytelnienia lub pieczęci kwalifikowanej, dostęp do systemu można uzyskać poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym.

więcej

Grupy VAT i jednostki samorządu terytorialnego w KSeF – nowe zasady nadawania uprawnień

17 marca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowe informacje dotyczące modelu dodatkowych uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) oraz grup VAT (GRV). Oba modele funkcjonują równolegle ze standardowym systemem uprawnień, oferując dodatkowe możliwości zarządzania fakturowaniem i dostępem do dokumentów w strukturach złożonych organizacyjnie.

Model uprawnień dla jednostek samorządu terytorialnego

Nowy model wprowadzony dla JST umożliwia efektywne zarządzanie fakturami w ramach urzędów gmin, miast, powiatów i województw, a także ich jednostek podrzędnych, takich jak szkoły, przedszkola czy ośrodki pomocy społecznej.
Aby JST mogła skutecznie nadawać uprawnienia swoim jednostkom, NIP każdej jednostki podrzędnej musi zostać zgłoszony w formularzu NIP-2 złożonym przez jednostkę nadrzędną.

W modelu JST wyróżniono kilka poziomów nadawania uprawnień:

• Podatnik (JST) – posiada pełne, pierwotne uprawnienia właścicielskie do wystawiania i odbierania faktur oraz zarządzania jednostkami podrzędnymi.

• Osoby fizyczne uprawnione przez JST – mogą mieć uprawnienia do wystawiania faktur, dostępu do nich oraz delegowania dalszych uprawnień.

• Jednostki podrzędne (Podmiot3) – występują jako dodatkowy podmiot w fakturze, gdy JST jest sprzedawcą (Podmiot1). Aby uprawnienia działały poprawnie, w fakturze musi zostać wskazany numer NIP jednostki oraz rola „7” (jednostka samorządu terytorialnego – wystawca).

• Podmioty zewnętrzne (np. biura rachunkowe) – mogą uzyskać pośrednie uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu jednostki podrzędnej, co eliminuje konieczność aktualizacji uprawnień w każdej jednostce osobno.

System umożliwia elastyczne delegowanie uprawnień zarówno osobom fizycznym, jak i podmiotom gospodarczym, co znacząco usprawnia obsługę faktur JST w KSeF.

Model uprawnień dla grup VAT (GRV)

Analogiczny model został przygotowany dla grup VAT, które w ramach jednego podmiotu podatkowego zrzeszają kilku członków posiadających odrębne NIP-y. W tym przypadku, aby uprawnienia działały poprawnie, NIP każdego członka grupy VAT musi być zgłoszony w formularzu NIP-2 złożonym przez grupę.

Na równi z członkiem grupy VAT w zakresie nadawania i wykonywania uprawnień działa przedstawiciel grupy VAT.

Podobnie jak w modelu JST, system wyróżnia kilka poziomów uczestników:

• Podatnik (grupa VAT) – posiada pełne uprawnienia pierwotne i może zarządzać członkami grupy.

• Osoby fizyczne uprawnione przez grupę – mogą wystawiać i odbierać faktury oraz delegować uprawnienia dalej.

• Członkowie grupy VAT (Podmiot3) – występują w fakturze jako dodatkowy podmiot, gdy grupa działa jako sprzedawca (Podmiot1). Aby faktura została prawidłowo rozpoznana, w polu Rola musi znaleźć się wartość „9” (członek grupy VAT – wystawca).

• Podmioty zewnętrzne – mogą otrzymać uprawnienia pośrednie, np. biura rachunkowe obsługujące kilku członków grupy. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przeniesienie uprawnień o jeden poziom niżej, bez konieczności każdorazowej aktualizacji danych w KSeF.

Uprawnienia pośrednie – wygoda dla JST i grup VAT

Nowe rozwiązania w KSeF pozwalają na wprowadzenie tzw. uprawnień pośrednich, które działają automatycznie i są szczególnie przydatne w przypadku korzystania z usług zewnętrznych biur rachunkowych. W praktyce oznacza to, że gdy jednostka podrzędna JST lub członek grupy VAT wskaże biuro rachunkowe jako uprawnione, osoby wskazane przez to biuro automatycznie zyskują uprawnienia do fakturowania w ramach wszystkich klientów, którzy dane biuro wskazali.

Takie rozwiązanie znacznie upraszcza proces zarządzania uprawnieniami i ogranicza obowiązki administracyjne po stronie JST i grup VAT.

Znaczenie dla praktyki i wdrożenia KSeF

Modele uprawnień dla JST i GRV to istotny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów fakturowania w sektorze publicznym i dużych strukturach organizacyjnych. Dzięki nim:

• można lepiej kontrolować dostęp do danych i faktur,

• usprawnić zarządzanie uprawnieniami w ramach dużych organizacji,

• zapewnić zgodność z wymogami KSeF,

• uprościć współpracę z biurami rachunkowymi i podmiotami zewnętrznymi.

Nowe modele mają charakter dodatkowy, co oznacza, że JST i grupy VAT mogą nadal korzystać ze standardowego modelu uprawnień w KSeF – zależnie od potrzeb.

Podsumowanie

Wprowadzenie rozszerzonego modelu uprawnień w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego i grup VAT to kolejny etap cyfrowej transformacji administracji publicznej i podatników zbiorowych. Dzięki jasno określonym zasadom delegowania uprawnień oraz możliwości nadawania dostępu na różnych poziomach – zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio – system KSeF staje się bardziej elastyczny i dopasowany do potrzeb skomplikowanych struktur organizacyjnych.

Źródła

1. https://ksef.podatki.gov.pl//baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/jst-grupy-vat/

więcej

KSeF – Zarządzanie uprawnieniami i certyfikatami

Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy zyskali nie tylko nowe narzędzie do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, ale również mechanizmy pozwalające na precyzyjne zarządzanie dostępem do danych oraz uprawnieniami użytkowników. Odpowiednie przypisanie ról i certyfikatów w systemie jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF

Moduł zarządzania uprawnieniami umożliwia nadawanie, przeglądanie oraz odbieranie uprawnień użytkowników w ramach organizacji. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne określenie, kto i w jakim zakresie może korzystać z funkcjonalności KSeF.

Uprawnienia mogą być nadawane bezpośrednio przez właściciela podmiotu lub przez użytkownika posiadającego rolę zarządzającego uprawnieniami. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może samodzielnie zdecydować, które osoby lub jednostki zyskają dostęp do faktur, certyfikatów czy operacji systemowych.

Role w systemie KSeF

Każda rola w KSeF odzwierciedla określony zakres kompetencji i odpowiedzialności użytkownika. Niektóre role są nadawane automatycznie przez system, inne zaś mogą być przypisane ręcznie przez osobę uprawnioną do zarządzania dostępem.

Role określane przez system:

• właściciel – główny użytkownik systemu, posiadający pełen zakres uprawnień w ramach podmiotu.

• komornik sądowy – rola przypisana automatycznie w przypadku użytkowników reprezentujących ten organ.

• organ egzekucyjny – rola systemowa dla instytucji wykonujących egzekucję.

Role nadawane przez zarządzającego uprawnieniami:

• faktury_odczyt – pozwala na przeglądanie faktur w KSeF.

• faktury_zapis – umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur.

• poświadczenia – odczyt – dostęp do przeglądania poświadczeń.

• poświadczenia – zarządzanie – uprawnienie do wydawania i cofania poświadczeń.

• samofakturowanie – rola pozwalająca na wystawianie faktur w imieniu kontrahenta.

• przedstawiciel podatkowy – umożliwia reprezentowanie podatnika w zakresie rozliczeń i fakturowania.

• operacje egzekucyjne – przyznawane organom egzekucyjnym lub komornikom w zakresie wykonywania czynności w KSeF.

Role związane ze strukturą organizacyjną:

• jednostka samorządu terytorialnego – nadrzędna / podrzędna – określają relacje pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego w systemie.

• grupa VAT – nadrzędna / podrzędna – wskazują powiązania pomiędzy jednostkami w ramach grupy VAT.

• zarządzanie jednostką podrzędną – rola operacyjna dostępna wyłącznie w kontekście jednostki oznaczonej jako nadrzędna (JST lub grupa VAT).

Rola certyfikatów w KSeF

Dostęp do KSeF wymaga potwierdzenia tożsamości użytkownika – odbywa się to przy pomocy certyfikatów kwalifikowanych, podpisów zaufanych lub pieczęci elektronicznych. Certyfikaty te nie tylko potwierdzają tożsamość podmiotu, ale również służą do uwierzytelniania i autoryzacji w procesie wystawiania lub odbierania faktur.

Każdy użytkownik posiadający uprawnienia w KSeF może logować się i wykonywać operacje zgodnie z zakresem przypisanej roli. Właściwe zarządzanie certyfikatami jest więc równie istotne, jak nadawanie samych uprawnień.

Podsumowanie

Zarządzanie uprawnieniami i certyfikatami w KSeF stanowi fundament bezpiecznego i skutecznego korzystania z systemu. Jasny podział ról, możliwość delegowania odpowiedzialności oraz transparentne mechanizmy kontroli dostępu pozwalają na zachowanie zgodności z wymogami prawnymi i zapewniają sprawne funkcjonowanie procesów fakturowania elektronicznego.

więcej