Kto może uzyskać certyfikat KSeF i jak z niego korzystać?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Aby przedsiębiorca lub firma mogli korzystać z tego systemu, konieczne jest odpowiednie uwierzytelnienie — jednym z najważniejszych narzędzi jest certyfikat KSeF.

Nie każdy jednak musi spełniać dodatkowe warunki, by taki certyfikat uzyskać. W określonych przypadkach możliwe jest wystąpienie o certyfikat bez konieczności składania pełnomocnictw czy dodatkowych zawiadomień w urzędzie skarbowym.

Kto może uzyskać certyfikat KSeF bez dodatkowych formalności?

Bez spełniania dodatkowych wymogów o certyfikat KSeF mogą wystąpić:

1. Osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA

Są to osoby, które podatnik wskazał w urzędzie skarbowym jako uprawnione do korzystania z KSeF. Zgłoszenie odbywa się poprzez formularz ZAW-FA, w którym można nadać, zmienić lub odebrać dostęp do systemu. Po zaakceptowaniu zawiadomienia przez urząd osoby te mogą samodzielnie uzyskać certyfikat KSeF i logować się do systemu.

2. Osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych lub wspólnicy spółek cywilnych mają prawo korzystać z KSeF bez dodatkowych zgłoszeń. Ich dostęp do systemu wynika bezpośrednio z posiadania statusu właściciela firmy. Uwierzytelnienie następuje za pomocą podpisu zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

3. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi posiadający uprawnienia właścicielskie i pieczęć elektroniczną

Podmioty takie jak spółki z o.o., fundacje czy inne jednostki posiadające osobowość prawną mogą korzystać z KSeF, jeśli dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą numer NIP. Pieczęć taka pełni rolę podpisu elektronicznego w kontekście organizacyjnym, umożliwiając uwierzytelnienie systemowe bez dodatkowych zgłoszeń.

Jak w praktyce korzystać z KSeF?

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą dokonywać dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym, aby korzystać z KSeF.
Dostęp uzyskuje się po zalogowaniu do systemu z użyciem:

• podpisu zaufanego (ePUAP) lub

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

To rozwiązanie umożliwia natychmiastowy dostęp do systemu i wystawianie e-faktur bez dodatkowych formalności.

Gdy przedsiębiorca nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej

Jeśli przedsiębiorca nie może uwierzytelnić się w sposób elektroniczny, może skorzystać z formularza ZAW-FA, który służy do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do KSeF,

• wskazania innych osób (np. pracowników), które będą mogły korzystać z systemu.

Zawiadomienie ZAW-FA składa się w urzędzie skarbowym w formie papierowej.

Spółki i inne podmioty niebędące osobami fizycznymi

W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz innych osób prawnych zasady różnią się w zależności od sposobu uwierzytelniania:

• Jeżeli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, może korzystać z KSeF bez składania ZAW-FA, opierając się na pierwotnych uprawnieniach właścicielskich.

• Jeżeli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej, powinna złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do działania w jej imieniu w KSeF.

Dopiero po takim zgłoszeniu wskazana osoba uzyskuje możliwość logowania się do systemu i wystawiania e-faktur w imieniu spółki.

Dlaczego warto zadbać o certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF to nie tylko narzędzie techniczne, ale także gwarancja:

• bezpieczeństwa wymiany danych finansowych,

• automatyzacji procesów fakturowania,

• zgodności z obowiązującymi przepisami.

Dzięki niemu możliwa jest bezpieczna integracja systemów księgowych z KSeF i sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w nowym modelu e-fakturowania.

Podsumowanie

Z certyfikatu KSeF mogą korzystać bez dodatkowych formalności:

• osoby fizyczne zgłoszone w ZAW-FA,

• przedsiębiorcy posiadający uprawnienia właścicielskie,

• podatnicy niebędący osobami fizycznymi, jeśli dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP.

W przypadku braku możliwości elektronicznego uwierzytelnienia lub pieczęci kwalifikowanej, dostęp do systemu można uzyskać poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym.

więcej

Grupy VAT i jednostki samorządu terytorialnego w KSeF – nowe zasady nadawania uprawnień

17 marca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowe informacje dotyczące modelu dodatkowych uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) oraz grup VAT (GRV). Oba modele funkcjonują równolegle ze standardowym systemem uprawnień, oferując dodatkowe możliwości zarządzania fakturowaniem i dostępem do dokumentów w strukturach złożonych organizacyjnie.

Model uprawnień dla jednostek samorządu terytorialnego

Nowy model wprowadzony dla JST umożliwia efektywne zarządzanie fakturami w ramach urzędów gmin, miast, powiatów i województw, a także ich jednostek podrzędnych, takich jak szkoły, przedszkola czy ośrodki pomocy społecznej.
Aby JST mogła skutecznie nadawać uprawnienia swoim jednostkom, NIP każdej jednostki podrzędnej musi zostać zgłoszony w formularzu NIP-2 złożonym przez jednostkę nadrzędną.

W modelu JST wyróżniono kilka poziomów nadawania uprawnień:

• Podatnik (JST) – posiada pełne, pierwotne uprawnienia właścicielskie do wystawiania i odbierania faktur oraz zarządzania jednostkami podrzędnymi.

• Osoby fizyczne uprawnione przez JST – mogą mieć uprawnienia do wystawiania faktur, dostępu do nich oraz delegowania dalszych uprawnień.

• Jednostki podrzędne (Podmiot3) – występują jako dodatkowy podmiot w fakturze, gdy JST jest sprzedawcą (Podmiot1). Aby uprawnienia działały poprawnie, w fakturze musi zostać wskazany numer NIP jednostki oraz rola „7” (jednostka samorządu terytorialnego – wystawca).

• Podmioty zewnętrzne (np. biura rachunkowe) – mogą uzyskać pośrednie uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu jednostki podrzędnej, co eliminuje konieczność aktualizacji uprawnień w każdej jednostce osobno.

System umożliwia elastyczne delegowanie uprawnień zarówno osobom fizycznym, jak i podmiotom gospodarczym, co znacząco usprawnia obsługę faktur JST w KSeF.

Model uprawnień dla grup VAT (GRV)

Analogiczny model został przygotowany dla grup VAT, które w ramach jednego podmiotu podatkowego zrzeszają kilku członków posiadających odrębne NIP-y. W tym przypadku, aby uprawnienia działały poprawnie, NIP każdego członka grupy VAT musi być zgłoszony w formularzu NIP-2 złożonym przez grupę.

Na równi z członkiem grupy VAT w zakresie nadawania i wykonywania uprawnień działa przedstawiciel grupy VAT.

Podobnie jak w modelu JST, system wyróżnia kilka poziomów uczestników:

• Podatnik (grupa VAT) – posiada pełne uprawnienia pierwotne i może zarządzać członkami grupy.

• Osoby fizyczne uprawnione przez grupę – mogą wystawiać i odbierać faktury oraz delegować uprawnienia dalej.

• Członkowie grupy VAT (Podmiot3) – występują w fakturze jako dodatkowy podmiot, gdy grupa działa jako sprzedawca (Podmiot1). Aby faktura została prawidłowo rozpoznana, w polu Rola musi znaleźć się wartość „9” (członek grupy VAT – wystawca).

• Podmioty zewnętrzne – mogą otrzymać uprawnienia pośrednie, np. biura rachunkowe obsługujące kilku członków grupy. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przeniesienie uprawnień o jeden poziom niżej, bez konieczności każdorazowej aktualizacji danych w KSeF.

Uprawnienia pośrednie – wygoda dla JST i grup VAT

Nowe rozwiązania w KSeF pozwalają na wprowadzenie tzw. uprawnień pośrednich, które działają automatycznie i są szczególnie przydatne w przypadku korzystania z usług zewnętrznych biur rachunkowych. W praktyce oznacza to, że gdy jednostka podrzędna JST lub członek grupy VAT wskaże biuro rachunkowe jako uprawnione, osoby wskazane przez to biuro automatycznie zyskują uprawnienia do fakturowania w ramach wszystkich klientów, którzy dane biuro wskazali.

Takie rozwiązanie znacznie upraszcza proces zarządzania uprawnieniami i ogranicza obowiązki administracyjne po stronie JST i grup VAT.

Znaczenie dla praktyki i wdrożenia KSeF

Modele uprawnień dla JST i GRV to istotny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów fakturowania w sektorze publicznym i dużych strukturach organizacyjnych. Dzięki nim:

• można lepiej kontrolować dostęp do danych i faktur,

• usprawnić zarządzanie uprawnieniami w ramach dużych organizacji,

• zapewnić zgodność z wymogami KSeF,

• uprościć współpracę z biurami rachunkowymi i podmiotami zewnętrznymi.

Nowe modele mają charakter dodatkowy, co oznacza, że JST i grupy VAT mogą nadal korzystać ze standardowego modelu uprawnień w KSeF – zależnie od potrzeb.

Podsumowanie

Wprowadzenie rozszerzonego modelu uprawnień w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego i grup VAT to kolejny etap cyfrowej transformacji administracji publicznej i podatników zbiorowych. Dzięki jasno określonym zasadom delegowania uprawnień oraz możliwości nadawania dostępu na różnych poziomach – zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio – system KSeF staje się bardziej elastyczny i dopasowany do potrzeb skomplikowanych struktur organizacyjnych.

Źródła

1. https://ksef.podatki.gov.pl//baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/jst-grupy-vat/

więcej

KSeF – Zarządzanie uprawnieniami i certyfikatami

Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy zyskali nie tylko nowe narzędzie do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, ale również mechanizmy pozwalające na precyzyjne zarządzanie dostępem do danych oraz uprawnieniami użytkowników. Odpowiednie przypisanie ról i certyfikatów w systemie jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF

Moduł zarządzania uprawnieniami umożliwia nadawanie, przeglądanie oraz odbieranie uprawnień użytkowników w ramach organizacji. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne określenie, kto i w jakim zakresie może korzystać z funkcjonalności KSeF.

Uprawnienia mogą być nadawane bezpośrednio przez właściciela podmiotu lub przez użytkownika posiadającego rolę zarządzającego uprawnieniami. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może samodzielnie zdecydować, które osoby lub jednostki zyskają dostęp do faktur, certyfikatów czy operacji systemowych.

Role w systemie KSeF

Każda rola w KSeF odzwierciedla określony zakres kompetencji i odpowiedzialności użytkownika. Niektóre role są nadawane automatycznie przez system, inne zaś mogą być przypisane ręcznie przez osobę uprawnioną do zarządzania dostępem.

Role określane przez system:

• właściciel – główny użytkownik systemu, posiadający pełen zakres uprawnień w ramach podmiotu.

• komornik sądowy – rola przypisana automatycznie w przypadku użytkowników reprezentujących ten organ.

• organ egzekucyjny – rola systemowa dla instytucji wykonujących egzekucję.

Role nadawane przez zarządzającego uprawnieniami:

• faktury_odczyt – pozwala na przeglądanie faktur w KSeF.

• faktury_zapis – umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur.

• poświadczenia – odczyt – dostęp do przeglądania poświadczeń.

• poświadczenia – zarządzanie – uprawnienie do wydawania i cofania poświadczeń.

• samofakturowanie – rola pozwalająca na wystawianie faktur w imieniu kontrahenta.

• przedstawiciel podatkowy – umożliwia reprezentowanie podatnika w zakresie rozliczeń i fakturowania.

• operacje egzekucyjne – przyznawane organom egzekucyjnym lub komornikom w zakresie wykonywania czynności w KSeF.

Role związane ze strukturą organizacyjną:

• jednostka samorządu terytorialnego – nadrzędna / podrzędna – określają relacje pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego w systemie.

• grupa VAT – nadrzędna / podrzędna – wskazują powiązania pomiędzy jednostkami w ramach grupy VAT.

• zarządzanie jednostką podrzędną – rola operacyjna dostępna wyłącznie w kontekście jednostki oznaczonej jako nadrzędna (JST lub grupa VAT).

Rola certyfikatów w KSeF

Dostęp do KSeF wymaga potwierdzenia tożsamości użytkownika – odbywa się to przy pomocy certyfikatów kwalifikowanych, podpisów zaufanych lub pieczęci elektronicznych. Certyfikaty te nie tylko potwierdzają tożsamość podmiotu, ale również służą do uwierzytelniania i autoryzacji w procesie wystawiania lub odbierania faktur.

Każdy użytkownik posiadający uprawnienia w KSeF może logować się i wykonywać operacje zgodnie z zakresem przypisanej roli. Właściwe zarządzanie certyfikatami jest więc równie istotne, jak nadawanie samych uprawnień.

Podsumowanie

Zarządzanie uprawnieniami i certyfikatami w KSeF stanowi fundament bezpiecznego i skutecznego korzystania z systemu. Jasny podział ról, możliwość delegowania odpowiedzialności oraz transparentne mechanizmy kontroli dostępu pozwalają na zachowanie zgodności z wymogami prawnymi i zapewniają sprawne funkcjonowanie procesów fakturowania elektronicznego.

więcej

Co to jest struktura logiczna FA(3)

FA(3) to przydatne rozszerzenie struktury faktury ustrukturyzowanej, które daje większe możliwości opisowe i ułatwia automatyzację, ale równocześnie wymaga starannego przygotowania systemów i procedur. Klucz to testy w środowisku KSeF 2.0 oraz dobre zmapowanie nowych pól do procesów wewnętrznych.

Wprowadzenie

KSeF (Krajowy System e-Faktur) korzysta z tzw. struktury logicznej — schematu XML/XSD, który precyzuje, jakie pola może zawierać faktura ustrukturyzowana oraz jakie są zależności między nimi. FA(3) to kolejna, rozszerzona wersja tej struktury — przygotowana, by lepiej odzwierciedlać praktykę księgową i potrzeby procesu rozliczeń.

Najważniejsze skrócone wnioski:

• FA(3) rozszerza FA(2) o nowe pola (np. strukturalne załączniki, rozbudowane typy stawek 0%, warunki płatności).
• W praktyce wymaga aktualizacji systemów fakturujących i przetestowania eksportu do KSeF 2.0.

Jak jest zbudowana struktura FA(3)? (szkielet)

Na poziomie logicznym FA(3) składa się z kilku głównych bloków — podobnie jak poprzednie wersje, lecz z dodatkowymi podsekcjami i regułami walidacyjnymi:

• Nagłówek — metadane dokumentu, wersja, identyfikator.
• Dane podmiotów — wystawca, nabywca, ewentualne podmioty trzecie (np. pracownik).
• Pozycje faktury — linie przedmiotu, ilości, jednostki miary, ceny, stawki VAT i ich kody.
• Płatności i warunki — terminy (również złożone formuły czasowe), forma płatności, informacje o ratach.
• Załączniki strukturalne — nowość: możliwość dołączenia ustrukturyzowanych tabel/odniesień.
• Podsumowanie — sumy netto/VAT/brutto, korekty, oznaczenia zapłaty.

Co istotnie się zmienia względem FA(2)? — praktyczne punkty

Poniżej zestawienie najważniejszych zmian i ich praktycznego znaczenia:

Obszar	Zmiana	Znaczenie
Załączniki	Możliwość dodawania załączników tabelarycznych i opisowych jako część faktury	Ułatwia dołączenie specyfikacji, harmonogramów lub zestawień kosztów — bez osobnych maili/plików.
Terminy płatności	Nowe pola do opisu terminów warunkowych (np. „14 dni od dostawy”)	Lepsze odwzorowanie rzeczywistych praktyk handlowych i automatyczne walidacje.
Stawki 0%	Rozróżnienie typów 0% (np. WDT, eksport, krajowa 0%)	Precyzyjne klasyfikacje VAT i łatwiejsza kontrola podatkowa.
Dane trzeciej strony	Możliwość wskazania pracownika/osoby trzeciej powiązanej z transakcją	Ułatwienie w rozliczeniach kosztów pracowniczych i refundacjach.
Płatności częściowe	Specyfikacja warunków i statusu każdej raty	Lepsze odzwierciedlenie umów rozliczanych etapami.

Przykładowy, uproszczony fragment XML (ilustracja)

Poniżej przykładowy, skrócony fragment pokazujący nagłówek i jedną pozycję w schemacie FA(3). To tylko ilustracja — rzeczywiste XSD wymaga dokładnej struktury i atrybutów.

<Invoice xmlns="urn:ksef:fa:3">

FV/2025/1001
2025-10-08
FA


1234567890
Firma XYZ sp. z o.o.


9876543210
Nabywca sp. z o.o.



Usługa programistyczna - wdrożenie
10
2000.00
0

Jak przygotować firmę / system do FA(3)? — praktyczny checklist

• Sprawdź aktualną wersję systemu fakturowania — czy dostawca deklaruje wsparcie FA(3) i KSeF 2.0.
• Przetestuj eksport FA(3) w środowisku testowym KSeF 2.0 — zweryfikuj walidacje XSD i typowe błędy.
• Zaktualizuj procedury księgowe: obsługa załączników, nowych kodów stawek VAT, rozliczeń częściowych.
• Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur i dział finansowy.
• Przygotuj plan awaryjny: co robić, gdy faktury są odrzucane (logi, korekty, ponowna wysyłka).

Najczęściej spotykane problemy i jak ich uniknąć

Oto kilka scenariuszy, które sprawiają najwięcej kłopotów przy przejściu na FA(3):

• Nieprawidłowy kod stawki VAT — skutkuje odrzuceniem przez walidator; zamapuj lokalne kody do kodów FA(3).
• Braki w danych kontrahenta — upewnij się, że pola identyfikacyjne (NIP/REGON/adres) są poprawne i w wymaganym formacie.
• Załączniki w formie nieustrukturyzowanej — FA(3) oczekuje załączników w określonej reprezentacji; dołączaj tylko zgodne formaty.
• Niedopasowane terminy płatności — jeśli system generuje tylko datę, a FA(3) oczekuje warunku, dodaj pole/konwersję.

Wzory faktur dla KSeF 2.0 są dostępne na stronie i obejmują aktualną strukturę FA(3), schemat XML oraz styl prezentacji. Te pliki są kluczowe dla integratorów, programistów i zespołów księgowych przygotowujących systemy do komunikacji z KSeF.

Na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/struktura-logiczna-fa-3/ dostępne są trzy pliki:

• — zawiera identyfikator wzoru dokumentu

• — definicja struktury faktury w formacie XML (FA(3))

• — styl prezentacji dokumentu XML w przeglądarce

Dlaczego to ważne?

• Schemat XSD określa, jakie pola są obowiązkowe, jakie typy danych są dopuszczalne i jak powinna wyglądać poprawna faktura w KSeF.

• Styl XSL pozwala na wizualizację faktury w czytelnej formie — przydatne przy testach i prezentacjach.

• Wyroznik XML jest niezbędny do identyfikacji wersji dokumentu w systemach zewnętrznych.

Bibliografia

1. https://badania-naukowe.blogspot.com/2025/10/dowody-w-kodzie-xml-jak-fa3-i-ksef-20.html

więcej