Faktura przeterminowana bez duplikatu. Co z nią zrobić w księgach?

Jeśli masz fakturę sprzed lat i nie możesz uzyskać duplikatu, to kluczowe nie jest to, że jest „stara”, tylko to, czy w ogóle masz dokument. Termin płatności nie ma znaczenia. Data wystawienia też nie. Liczy się dowód księgowy. Jeżeli posiadasz oryginał faktury, nawet bardzo starej, możesz ją ująć w księgach. Jeżeli dotyczy zamkniętego roku, księguje się ją bieżąco jako koszt lat ubiegłych. Podatkowo koszt jest możliwy tylko wtedy, gdy spełnia ogólne warunki z art. 15 ustawy o CIT, czyli ma związek z przychodem i jest prawidłowo udokumentowany. 

Sam fakt, że dokument „leżał w szufladzie”, nie przekreśla kosztu.

Problem zaczyna się wtedy, gdy faktury nie ma, a duplikatu nie da się uzyskać. W takiej sytuacji nie istnieje koszt podatkowy. Bez faktury nie ma prawa do ujęcia wydatku w KUP i nie ma prawa do odliczenia VAT. Nawet jeśli zapłata była faktem, nawet jeśli usługa była wykonana. Przepisy są w tym miejscu bezlitosne i bardzo jednoznaczne.

Jeżeli dysponujesz jedynie dowodami zastępczymi, takimi jak potwierdzenie przelewu, umowa czy korespondencja mailowa, wydatek możesz ująć wyłącznie bilansowo, jako koszt NKUP. Takie księgowanie porządkuje wynik finansowy, ale nie obniża podatku. Urząd skarbowy dokładnie rozróżnia te dwie rzeczy.

Najgorszym rozwiązaniem jest „ratowanie” kosztu na siłę. Opisy typu „koszt administracyjny” albo „pozostałe usługi” bez faktury są pierwszą rzeczą, którą urząd kwestionuje w trakcie kontroli. Brak dokumentu to brak kosztu. I żadna kreatywna narracja tego nie zmieni.

Nie masz faktury → nie masz kosztu podatkowego.
Masz dowód → masz koszt bilansowy.
Nie masz nic → nie masz nic.

więcej

2026: wyższy limit VAT 240 000 zł, ewidencja elektroniczna i mniej biurokracji

Od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy i księgowi wejdą w nową rzeczywistość podatkową. Wchodzą w życie zmiany w VAT, CIT, PIT i zasadach prowadzenia ksiąg, które mają uprościć rozliczenia, ograniczyć biurokrację i wprowadzić pełną cyfryzację ewidencji. To jedna z największych reform podatkowych ostatnich lat.

Najbardziej odczuwalna zmiana dotyczy limitu zwolnienia z VAT. Próg wzrośnie z obecnych 200 000 zł do 240 000 zł. Dla mikroprzedsiębiorców, freelancerów i jednoosobowych działalności to realna korzyść – więcej firm uniknie obowiązku rejestracji do VAT i odprowadzania podatku od sprzedaży. Co ważne, z nowego limitu będą mogli skorzystać także ci, którzy w 2025 roku przekroczyli 200 000 zł, ale nie 240 000 zł przychodu.

Uproszczenia obejmą również spółki jawne. Od przyszłego roku formularz CIT-15J trzeba będzie składać tylko wtedy, gdy rzeczywiście nastąpiły zmiany w danych spółki. Koniec z corocznym powielaniem identycznych informacji – mniej papierów, mniej stresu i mniej niepotrzebnej pracy.

Korzystna zmiana dotyczy też przedsiębiorców działających w Polskiej Strefie Inwestycji. Do tej pory cofnięcie decyzji o wsparciu oznaczało konieczność zwrotu całej pomocy publicznej. Od 2026 roku fiskus pozwoli zwracać jedynie podatek niezapłacony od tej części działalności, która była objęta uchyloną decyzją. To bardziej elastyczne rozwiązanie, które zmniejszy ryzyko finansowe firm inwestujących w Polsce.

Na dużych graczy czeka kolejna dobra wiadomość

Podatkowe grupy kapitałowe nie utracą już statusu podatnika CIT z powodu przeprowadzania transakcji nierynkowych. Do tej pory nawet drobne odstępstwa od rynkowych stawek mogły powodować utratę przywilejów podatkowych. Nowe przepisy lepiej odzwierciedlają rzeczywistość gospodarczą, w której transakcje w grupach kapitałowych mają często charakter wewnętrzny i techniczny.

Od 2026 roku zniknie też obowiązek zgłaszania do urzędu skarbowego osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe. Przedsiębiorcy, fundacje i stowarzyszenia nie będą już musieli wyznaczać i rejestrować takich osób. To kolejny element deregulacji, który upraszcza procedury i ogranicza biurokrację.

Największe zmiany organizacyjne przyniesie cyfryzacja księgowości

Przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia ksiąg i ewidencji w formie elektronicznej oraz przesyłania ich do urzędu skarbowego. Dotyczy to zarówno ksiąg rachunkowych, jak i podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów czy wykazu środków trwałych. W 2026 roku obowiązek obejmie podatników rozliczających się miesięcznie (JPK V7M), a rok później – kwartalnych. Oznacza to, że za rok 2026 elektroniczne księgi trzeba będzie przesłać do urzędu w 2027 roku.

Nowe przepisy to nie tylko ułatwienia, ale także obowiązek dostosowania się technologicznie. Brak zgodnego oprogramowania lub nieprowadzenie ewidencji elektronicznej może skończyć się sankcjami. Eksperci ostrzegają, że przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować swoje systemy księgowe i uporządkować dane.

Reforma podatkowa 2026 to krok w stronę nowoczesnego, cyfrowego systemu rozliczeń. Z jednej strony wprowadza korzystne uproszczenia – wyższy limit VAT i mniej formalności dla spółek – z drugiej wymaga od firm przygotowania się na elektroniczne raportowanie i większą przejrzystość. Ci, którzy zrobią to zawczasu, zyskają spokój i przewagę w coraz bardziej zautomatyzowanym świecie podatków.

więcej

Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT

Zwolnienie z podatku VAT na podstawie artykułu 113 ustępów 1 i 9 ustawy o podatku od towarów i usług to jedno z najczęściej stosowanych rozwiązań przez mikroprzedsiębiorców w Polsce. Stanowi ono formę tzw. zwolnienia podmiotowego, czyli przysługującego ze względu na niski poziom obrotów, a nie charakter świadczonych usług czy sprzedawanych towarów.

Zgodnie z art. 113 ust. 1, przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli wartość jego sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 200 000 zł. Limit ten dotyczy wartości netto, czyli bez uwzględnienia podatku VAT. Zwolnienie to ma na celu uproszczenie rozliczeń dla najmniejszych firm, które nie osiągają wysokich przychodów i często nie dysponują rozbudowaną księgowością. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie musi wystawiać faktur VAT, prowadzić pełnej ewidencji VAT ani składać deklaracji VAT-7.

Jednakże art. 113 ust. 9 precyzuje, co dzieje się w sytuacji, gdy przedsiębiorca przekroczy wspomniany limit w trakcie roku podatkowego. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje od czynności, która spowodowała przekroczenie progu. Oznacza to, że już od tej konkretnej transakcji przedsiębiorca musi naliczyć VAT i zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Nie ma tu miejsca na „okres przejściowy” – obowiązek podatkowy pojawia się natychmiastowo.

Jeśli Twoimi kontrahentami są wyłącznie podmioty niebędące czynnymi podatnikami VAT — konsumenci, mikroprzedsiębiorcy na zwolnieniu lub inne niewatowskie jednostki — to pozostanie poza VAT-em może być dla Ciebie nie tylko uproszczeniem, ale też przewagą konkurencyjną.

Brak obowiązku doliczania podatku do ceny sprawia, że Twoje usługi lub towary są bardziej atrakcyjne cenowo, a formalności ograniczone do minimum. W takim układzie zasada jest prosta: jeśli Twoi odbiorcy nie są vatowcami — bądź niewatowcem.

Warto również pamiętać, że nie każdy rodzaj działalności może korzystać z tego zwolnienia. Ustawa przewiduje katalog usług i towarów, które są wyłączone z możliwości zastosowania zwolnienia podmiotowego, niezależnie od wysokości obrotu. Dotyczy to m.in.. usług doradczych, prawniczych, jubilerskich czy sprzedaży wyrobów akcyzowych.

Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 to zatem korzystne rozwiązanie dla wielu mikroprzedsiębiorców, ale wymaga świadomego monitorowania obrotów oraz znajomości ograniczeń wynikających z przepisów. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby uniknąć niezamierzonego naruszenia obowiązków podatkowych.

więcej

Czy czynności realizowane przez Centrum Integracji Społecznej, z wyjątkiem usług budowlanych, hotelarskich i gastronomicznych świadczonych na rzecz usługobiorców, są wyłączone spod regulacji VAT?

Czynności wykonywane w ramach Centrum Integracji Społecznej (CIS), poza usługami budowlanymi, hotelarskimi i gastronomicznymi świadczonymi przez CIS na rzecz usługobiorców, pozostają poza regulacjami ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) oraz obowiązkiem stosowania przepisu art. 86 ust. 2a ustawy.

CIS jako jednostka wykonująca usługi o charakterze reintegracyjnym nie podlega ogólnym regulacjom VAT, o ile usługi te nie dotyczą wymienionych wyjątków (budowlanych, hotelarskich, gastronomicznych). Przepis art. 86 ust. 2a ustawy o VAT odnosi się do możliwości odliczenia podatku naliczonego i obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy usługi świadczone są w ramach działalności podlegającej opodatkowaniu.

1. Brak charakteru działalności gospodarczej:

• CIS wykonuje te czynności nieodpłatnie,
• Działalność ta nie jest prowadzona w celu uzyskania dochodu,
• Nie ma charakteru zarobkowego,
• Stanowi realizację zadań ustawowych określonych w art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o zatrudnieniu socjalnym.

2. Brak statusu podatnika VAT:

• W zakresie nieodpłatnych czynności CIS nie działa jako podatnik w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy,
• Nie wykonuje działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy.

3. Charakter świadczonych usług:

• Są to usługi reintegracji zawodowej i społecznej,
• Skierowane do osób wykluczonych społecznie,
• Uczestnicy są kierowani przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej,
• Za uczestnictwo otrzymują świadczenie integracyjne od urzędu pracy, a nie wynagrodzenie od CIS.

4. Potwierdzenie w orzecznictwie:

W opinii rzecznik generalnej Juliane Kokott (do sprawy C-520/14 Gemeente Borsele), Działalność nie ma charakteru gospodarczego, jeśli nie jest wykonywana w celu uzyskiwania dochodu gdy, za działalność nie jest żądane wynagrodzenie, nie ma miejsca działalność gospodarcza.

Natomiast odpłatne usługi (gastronomiczne, hotelarskie i budowlane) świadczone przez CIS na rzecz zewnętrznych podmiotów podlegają opodatkowaniu VAT, ponieważ:

• Są świadczone odpłatnie,
• Istnieje skonkretyzowane świadczenie między określonymi stronami,
• Bezpośredni beneficjent ponosi odpłatność,
• CIS w tym zakresie działa jako podatnik VAT. 

Źródło:

1. Ordynacja podatkowa Art. 14na
2. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Art. 3 § 2 pkt 4a, Art. 47, Art. 53 § 1
3. Działalność pożytku publicznego, wolontariat Art. 3 ust. 3 pkt 1
4. Zatrudnienie socjalne Art. 3 ust. 1 pkt 2
5. Podatek od towarów i usług Art. 5 ust. 1 pkt 1, Art. 5 ust. 5, Art. 15 ust. 1, Art. 15 ust. 2, Art. 86 ust. 1, Art. 86 ust. 2a, Art. 86 ust. 2c, Art. 86 ust. 2e
6. Spółdzielnia socjalna Art. 4 ust. 2 pkt 2
7. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej Interpretacja indywidualna z dnia 16 lutego 2018 r. 0114-KDIP4.4012.737.2017.1.AS

więcej

Jaką stawkę VAT zastosować do sprzedaży zestawu obejmującego sprzedaż towarów zakupionych z różnymi stawkami VAT

Podatnik ma prawo ale nie obowiązek zastosować preferencyjną stawkę VAT np.8% , 5% , ale po spełnieniu warunków określonych w ustawie o podatku od towarów i usług.
Organy skarbowe wskazują , że „stawką podstawową podatku VAT jest stawka 23% (art. 41 ust. 1, art. 146ef) i wszelkie stawki preferencyjne, stanowią wyjątek od reguły, dlatego wyjątki te należy interpretować ściśle a nie rozszerzająco”. Zgodnie zaś z ugruntowanym orzecznictwem sądowym w odniesieniu do przepisów dotyczących ulg , ulgi podatkowe w systemie prawa powinny być traktowane jako odstępstwo od zasady powszechności i równości opodatkowania a ich zastosowanie nie może być wynikiem wykładni rozszerzającej, systemowej lub celowościowej (por. wyrok NSA z dnia 24.04.2001 r, sygn. akt 1697/99 i wyrok NSA z dnia 09.06.1999 r sygn. akt 384/98).

Zastosowanie stawki 23%, choć faktycznie towary czy usługi mogłyby korzystać z obniżonej stawki VAT nie rodzi żadnych prawnych i finansowych skutków, zarówno u sprzedającego jak i u nabywającego , bowiem jest to podstawowa stawka, natomiast to fakt zastosowania stawki preferencyjnej nie zgodnie z przepisami VATU rodzi negatywne skutki. Stwierdził, że ”bezpiecznie” podatkowo jest opodatkowanie całego zestawu według stawki wyższej, jeżeli zawiera produkty objęte różnymi stawkami VAT, tak jak w omawianym przypadku. Z uwagi na powyższe, mając na uwadze przedstawioną przez producenta klasyfikację oraz powołane powyżej przepisy, należy stwierdzić, że wymieniony zestaw nie mieści się załączniku nr 10do VATU , a tym samym przy sprzedaży produktów z zestawu, w poz. 113 i 114 formularza rzeczowo- cenowego, należało zastosować stawkę podatku VAT w wys. 23%.

Źródło: Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 6 września 2024 r. Sygnatura KIO 2891/24

więcej

NGO a Vat. Czy działalność gospodarcza Fundacji może oznaczać, ze będziemy Vatowcami?

Przepisy prawa dotyczącego obowiązku rejestracji jako płatnik VAT w Polsce dla organizacji, także NGO, , które zajmują się sprzedażą określonych towarów i świadczą określone usługi. Konkretnie jest to fragment przepisu regulującego obowiązek rejestracji dla podmiotów, które zbywają:

1. Wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali.
2. Towary opodatkowane podatkiem akcyzowym.
3. Nowe środki transportu.
4. Tereny budowlane oraz tereny przeznaczone pod zabudowę.
5. Ponadto, organizacje, które świadczą usługi prawnicze, 
6. usługi w zakresie doradztwa, 
7. a także usługi jubilerskie lub
8. nie mają siedziby na terenie Polski

również są zobowiązane do rejestracji jako płatnicy VAT w Polsce, jeśli działają w wyżej wymienionym zakresie.

Te organizacje muszą zarejestrować się jako płatnicy VAT od momentu rozpoczęcia działalności w tych określonych dziedzinach. Oznacza to, że muszą rozpocząć zbieranie podatku VAT od swoich klientów i przekazywać go do odpowiednich organów podatkowych.

więcej

Stawka VAT ND?

 ND czyli nie podlega opodatkowaniu.

więcej

Możliwość zbiorczego sprawdzania kontrahentów w zakresie statusu VAT

 Jak stanowi art. 96 ust. 13 ustawy o VAT, na wniosek zainteresowanego naczelnik urzędu skarbowego jest obowiązany potwierdzić, czy podatnik jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Zainteresowanym może być zarówno sam podatnik, jak i osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku.

Na ppuslugi.mf.gov.pl jest wyszukiwarka podatników VAT czynnych. Ponieważ organy podatkowe do jej prowadzenia nie zostały jeszcze zobowiązane przepisem, więc nie możemy mieć pewności co do aktualności wykazu. Natomiast wyszukiwarka podmiotów niezarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru VAT znajduje się na stronie www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa.

więcej