KSeF 2027 – co zmieni się dla przedsiębiorców?

Od 1 stycznia 2027 r. zakończą się kolejne okresy przejściowe związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Zmiany obejmą płatności, dokumentowanie zakupów oraz najmniejsze firmy.

1. Numer KSeF w przelewach

Czynni podatnicy VAT, regulując należności za faktury na rzecz innych czynnych podatników VAT, będą w przypadkach określonych przepisami podawać numer KSeF. Przy płatnościach za kilka faktur będzie można zastosować identyfikator zbiorczy.

2. Zmiany w split payment

W komunikatach podzielonej płatności (MPP) dotyczących faktur ustrukturyzowanych numer faktury zastąpi numer KSeF. Sam mechanizm podziału kwoty netto i VAT pozostanie bez zmian.

3. Koniec uproszczenia dla paragonów z NIP

Od 2027 r. paragon z NIP do 450 zł lub 100 euro nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną. Przedsiębiorca powinien zadbać o otrzymanie właściwej faktury dokumentującej zakup.

4. KSeF również dla najmniejszych firm

Z końcem 2026 r. wygaśnie przejściowe uproszczenie pozwalające wystawiać faktury poza KSeF przy miesięcznej sprzedaży udokumentowanej takimi fakturami do 10 tys. zł brutto. Od stycznia 2027 r. obowiązek obejmie również tych przedsiębiorców, o ile podlegają przepisom o KSeF.

5. Kary – planowane odroczenie

Rząd przyjął projekt przewidujący przesunięcie stosowania kar pieniężnych za naruszenia obowiązków KSeF na 1 stycznia 2028 r. Jest to rozwiązanie projektowane, a nie zniesienie obowiązków. Odpowiedzialność za nieprawidłowe rozliczenia podatkowe pozostaje.

Co warto zrobić już teraz?

Przedsiębiorcy powinni sprawdzić obsługę KSeF w programie księgowym i bankowości elektronicznej, przygotować procedury płatności oraz zadbać o prawidłowe dokumentowanie zakupów.

Wniosek: Rok 2027 oznacza przejście od samego wystawiania e-faktur do ich szerszego wykorzystania w codziennych rozliczeniach.

Źródło: INFOR, „Zmiany KSeF 2027: przelewy na nowych zasadach, koniec paragonów z NIP-em i najmniejsze firmy objęte obowiązkiem e-fakturowania”, 9.11.2026. Informacje o projektowanych przepisach przedstawiają stan na dzień publikacji materiału.

więcej

Kod wykonywanego zawodu w ZUS

Co oznacza, jak go ustalić i dlaczego ma znaczenie?

Przy zgłaszaniu pracownika do ubezpieczeń społecznych pracodawca przekazuje szereg informacji. Jedną z nich jest kod wykonywanego zawodu. Choć to tylko sześć cyfr, ich prawidłowy dobór wymaga rozróżnienia między nazwą stanowiska, kwalifikacjami pracownika a pracą rzeczywiście przez niego wykonywaną.

1. Czym jest kod wykonywanego zawodu?

Kod wykonywanego zawodu to sześciocyfrowe oznaczenie zawodu lub specjalności, ustalane na podstawie obowiązującej w Polsce Klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy.

Obowiązek przekazywania tej informacji w dokumentach zgłoszeniowych ZUS obowiązuje od 16 maja 2021 roku. Kod zawodu nie jest tym samym co kod tytułu ubezpieczenia, kod PKD, kod PKWiU ani wewnętrzna nazwa stanowiska pracy.

Istotne rozróżnienie: kod zawodu identyfikuje rodzaj pracy wykonywanej przez ubezpieczonego, a nie branżę, w której działa pracodawca.

2. Gdzie wpisuje się kod zawodu?

Informację o wykonywanym zawodzie przekazuje się przede wszystkim w dokumentach zgłoszeniowych ZUS ZUA i ZUS ZZA.

Formularz	Zastosowanie
ZUS ZUA	Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego lub do ubezpieczeń społecznych.
ZUS ZZA	Zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Kod wpisuje się w odpowiednim polu formularza oznaczonym „Kod wykonywanego zawodu”. Nie jest to informacja, którą pracodawca co miesiąc powtarza w raporcie ZUS RCA.

3. Jak prawidłowo ustalić kod?

Najważniejszym kryterium jest rzeczywisty charakter wykonywanej pracy. Osoba zatrudniona w małej firmie może jednocześnie obsługiwać klientów, wystawiać faktury, prowadzić korespondencję i przygotowywać dokumentację. Nie oznacza to jednak, że należy przypisać jej kilka kodów.

Należy ustalić zawód najlepiej odpowiadający zasadniczemu charakterowi wykonywanych zadań. W praktyce warto zastosować trzy kroki:

1. Ustalić, jakie czynności pracownik faktycznie wykonuje, niezależnie od nazwy stanowiska.
2. Porównać zakres obowiązków z opisami zawodów i specjalności w aktualnej klasyfikacji.
3. Wybrać najbardziej adekwatny sześciocyfrowy kod i zachować uzasadnienie wyboru w dokumentacji kadrowej.

Samo wykształcenie pracownika nie przesądza o przypisanym kodzie. Absolwent ekonomii zatrudniony do obsługi klienta nie musi wykonywać zawodu ekonomisty.

4. Czy wymiar etatu wpływa na kod zawodu?

Nie. Osoba zatrudniona na pełny etat oraz osoba wykonująca identyczne zadania na 1/30 etatu mogą mieć ten sam kod zawodu.

Wymiar czasu pracy wpływa na warunki zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia, ale nie zmienia klasyfikacji wykonywanej pracy. Podobnie wysokość wynagrodzenia, obywatelstwo czy wiek pracownika nie stanowią samodzielnych kryteriów wyboru kodu.

5. Co zrobić, gdy pracownik zmieni zawód?

Jeżeli pracownik zacznie wykonywać pracę odpowiadającą innemu zawodowi, należy zaktualizować dane przekazane do ZUS. Zmianę kodu zawodu zgłasza się na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, odpowiednio do rodzaju zgłoszenia.

Nie należy mylić tej sytuacji ze zmianą kodu tytułu ubezpieczenia, która może wymagać wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia.

Przykładowo pracownik zatrudniony początkowo do obsługi administracyjnej może z czasem przejąć obowiązki księgowe. Jeżeli rzeczywisty charakter jego pracy ulegnie zmianie, należy ponownie przeanalizować właściwą klasyfikację.

6. Ważna zmiana przepisów w 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku stosowana jest nowa klasyfikacja zawodów i specjalności, określona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 października 2025 roku (Dz.U. z 2025 r. poz. 1534).

Oznacza to, że przy ustalaniu kodu zawodu w 2026 roku należy korzystać z aktualnego wykazu, a nie ze starszych zestawień publikowanych w poradnikach kadrowych.

Oficjalne źródło: Klasyfikacja zawodów i specjalności – Publiczne Służby Zatrudnienia .

7. Dlaczego poprawny kod ma znaczenie?

Kod wykonywanego zawodu jest przede wszystkim informacją ewidencyjną i statystyczną. Pozwala analizować strukturę zawodową osób ubezpieczonych. Sam w sobie nie określa wysokości składek ZUS, prawa do wykonywania zawodu ani wymaganych kwalifikacji.

Z punktu widzenia pracodawcy najważniejsza jest zgodność trzech elementów: rzeczywistych obowiązków pracownika, wybranego zawodu w klasyfikacji oraz danych zgłoszonych do ZUS.

Wniosek praktyczny

Nie należy szukać kodu wyłącznie na podstawie nazwy stanowiska. Najpierw trzeba ustalić, jaką pracę dana osoba faktycznie wykonuje, a dopiero później przyporządkować ją do właściwej pozycji w aktualnej klasyfikacji zawodów.

Podstawa prawna: art. 36 ust. 13–14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 października 2025 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności na potrzeby rynku pracy.

więcej

Rejestracja spółki z o.o. w eKRS – jakie dokumenty i oświadczenia przygotować?

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie kończy się na podpisaniu umowy u notariusza i wniesieniu kapitału zakładowego. Przy pierwszej rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) trzeba przygotować dodatkowe dokumenty oraz złożyć wymagane oświadczenia. Poniższa lista dotyczy rejestracji przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS), na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego.

1. Umowa spółki

Jeżeli akt notarialny znajduje się w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN), we wniosku podaje się jego identyfikator. Nie trzeba załączać skanu aktu.

2. Oświadczenie o wniesieniu kapitału

Wszyscy członkowie zarządu oświadczają, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników. Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5000 zł.

3. Lista wspólników

Dokument obejmuje dane wspólników oraz liczbę i wartość nominalną posiadanych udziałów. Listę podpisują wszyscy członkowie zarządu.

4. Powołanie zarządu

Jeżeli zarząd powołano w umowie spółki, nie jest potrzebna odrębna uchwała. W pozostałych przypadkach należy przedstawić dokument powołania.

5. Zgody i adresy do doręczeń

Wymagane są zgody członków zarządu na powołanie, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek. Należy również przekazać ich adresy do doręczeń oraz listę osób lub organów uprawnionych do powoływania zarządu, zgodnie z art. 19a ust. 5d ustawy o KRS.

6. Oświadczenie o statusie cudzoziemca

Zgodnie z art. 19c ustawy o KRS we wniosku należy wskazać, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Polska spółka kontrolowana przez cudzoziemców również może posiadać taki status. Jeżeli spółka jest cudzoziemcem, dodatkowo wskazuje się, czy jest właścicielem lub użytkownikiem wieczystym nieruchomości w Polsce.

Ważne: oświadczenie składa się zasadniczo w formularzu elektronicznym PRS, bez konieczności dołączania odrębnego dokumentu.

7. Dokumenty dodatkowe

• Dane jedynego wspólnika – w spółce jednoosobowej.
• Dokumenty dotyczące rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej – jeżeli została powołana.
• Pełnomocnictwo – jeżeli wniosek składa pełnomocnik.
• Inne dokumenty wynikające ze szczególnej sytuacji spółki.

8. Lista kontrolna

• ☐ Umowa spółki i numer CREWAN
• ☐ Oświadczenie zarządu o wniesieniu wkładów
• ☐ Lista wspólników
• ☐ Dokument powołania zarządu, jeżeli wymagany
• ☐ Zgody członków zarządu lub ustawowy wyjątek
• ☐ Adresy do doręczeń członków zarządu
• ☐ Lista osób lub organów uprawnionych do powołania zarządu
• ☐ Oświadczenie o statusie cudzoziemca
• ☐ Dane dotyczące PKD, reprezentacji i kapitału
• ☐ Dokumenty dodatkowe, jeżeli są wymagane
• ☐ Podpisanie, opłacenie i wysłanie wniosku

9. Obowiązki po rejestracji

Po uzyskaniu wpisu do KRS należy sprawdzić obowiązki dotyczące zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do CRBR, złożenia NIP-8, rozliczenia PCC oraz ewentualnej rejestracji VAT. Ich zakres i terminy zależą od sytuacji spółki.

Podstawa prawna

• Kodeks spółek handlowych – art. 163–167.
• Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym – art. 19a–19d.
• Ustawa o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Podsumowanie: przed wysłaniem wniosku warto odróżnić obowiązkowe załączniki od oświadczeń składanych bezpośrednio w formularzu PRS. Pozwala to ograniczyć ryzyko braków formalnych i opóźnienia rejestracji.

więcej