Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością jest istotnym instrumentem wsparcia dla pracodawców. Jednak możliwość skorzystania z tej formy pomocy uzależniona jest od spełnienia określonych warunków formalnych i terminowych. Szczególne znaczenie ma moment uzyskania przez pracownika statusu osoby niepełnosprawnej oraz sposób i czas reakcji pracodawcy.
Status pracownika w dniu zatrudnienia a prawo do dofinansowania
Jeżeli pracodawca otrzymuje orzeczenie o niepełnosprawności w trakcie trwania zatrudnienia, w pierwszej kolejności zobowiązany jest ustalić, czy pracownik:
- posiadał już w dniu zatrudnienia status osoby niepełnosprawnej,
- dysponował ważnym orzeczeniem (o niepełnosprawności, stopniu niepełnosprawności lub orzeczeniem równoważnym),
- lecz nie przedstawił go pracodawcy w momencie nawiązania stosunku pracy.
W takiej sytuacji pracodawca nie może ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzenia tego pracownika. Wynika to z braku możliwości wykazania tzw. efektu zachęty, który jest jednym z kluczowych warunków dopuszczalności pomocy publicznej.
Niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia – kiedy dofinansowanie jest możliwe?
Odmienna sytuacja ma miejsce, gdy:
- w dniu zatrudnienia pracownik był osobą pełnosprawną,
- nie posiadał ważnego orzeczenia,
- a niepełnosprawność została stwierdzona dopiero w trakcie zatrudnienia, a orzeczenie wydano po dacie zatrudnienia.
W takim przypadku pracodawca może ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzenia, bez obowiązku wykazywania efektu zachęty. Należy jednak pamiętać, że w formularzu INF-D-P, na pytanie nr 48 (dotyczące zatrudnienia w warunkach efektu zachęty), należy odpowiedzieć twierdząco, mimo że sam efekt zachęty nie jest badany.
Prawo do dofinansowania powstaje od dnia otrzymania orzeczenia o niepełnosprawności, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Terminowość wniosków i tzw. „konieczność pomocy”
Pracodawca ma obowiązek wystąpić z wnioskiem o dofinansowanie niezwłocznie po nabyciu prawa do tej pomocy. Jest to istotne dla wykazania tzw. konieczności pomocy.
W przypadku pracownika, którego niepełnosprawność została potwierdzona w trakcie zatrudnienia:
- pierwszy wniosek należy złożyć za miesiąc, w którym orzeczenie wpłynęło do pracodawcy,
- jeżeli występowały przeszkody formalne (krajowe lub wspólnotowe), wniosek należy złożyć za pierwszy miesiąc po ustaniu tych przeszkód,
- brak złożenia wniosku mimo spełniania warunków skutkuje utratą prawa do dofinansowania za cały okres trwania danej umowy o pracę.
Przykład praktyczny: orzeczenie w trakcie zwolnienia chorobowego
Jeżeli:
- niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia,
- pracownik dostarczył orzeczenie np. w sierpniu 2025 r.,
- jednak od momentu jego wpływu do końca 2025 r. pracodawca nie ponosił kosztów wynagrodzenia (pracownik przebywał na długotrwałym zwolnieniu lekarskim),
wówczas pierwszy wniosek o dofinansowanie należy złożyć za styczeń 2026 r., czyli za miesiąc, w którym pracodawca faktycznie uczestniczył w ponoszeniu kosztów płacy.
Wniosek można złożyć elektronicznie do 25 lutego 2026 r.
Dokumenty i warunki formalne
Kompletny wniosek składa się z trzech formularzy:
- Wn-D,
- INF-D-P,
- INF-O-PP.
W momencie składania wniosku wynagrodzenie za dany miesiąc musi być już wypłacone na rachunek bankowy pracownika (wypłata gotówkowa nie jest dopuszczalna).
Ważność orzeczenia i jego przedłużenie
Jeżeli orzeczenie o niepełnosprawności obowiązuje do określonej daty (np. do 28 lutego 2026 r.), pracodawca może wnioskować o dofinansowanie za cały okres jego ważności, o ile spełnione są pozostałe warunki ustawowe.
Jeżeli pracownik złoży wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia przed upływem terminu ważności, uzyskując stosowne zaświadczenie z zespołu ds. orzekania o niepełnosprawności, pracodawca może nadal traktować go jako osobę niepełnosprawną. Zgodnie z art. 6bb ust. 1 ustawy o rehabilitacji, dotychczasowe orzeczenie zachowuje ważność do dnia wydania nowego, nie dłużej jednak niż przez 6 miesięcy po upływie pierwotnego terminu.
Gdzie szukać dodatkowych informacji?
Szczegółowe informacje, broszury oraz materiały wideo dotyczące wypełniania dokumentów dostępne są na stronie Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (zakładka: Pracodawcy → Dofinansowanie wynagrodzeń). Wsparcie merytoryczne zapewniają również oddziały PFRON oraz infolinia Departamentu Rynku Pracy.
