17 marca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółowe informacje dotyczące modelu dodatkowych uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) oraz grup VAT (GRV). Oba modele funkcjonują równolegle ze standardowym systemem uprawnień, oferując dodatkowe możliwości zarządzania fakturowaniem i dostępem do dokumentów w strukturach złożonych organizacyjnie.
Model uprawnień dla jednostek samorządu terytorialnego
Nowy model wprowadzony dla JST umożliwia efektywne zarządzanie fakturami w ramach urzędów gmin, miast, powiatów i województw, a także ich jednostek podrzędnych, takich jak szkoły, przedszkola czy ośrodki pomocy społecznej.
Aby JST mogła skutecznie nadawać uprawnienia swoim jednostkom, NIP każdej jednostki podrzędnej musi zostać zgłoszony w formularzu NIP-2 złożonym przez jednostkę nadrzędną.
W modelu JST wyróżniono kilka poziomów nadawania uprawnień:
-
Podatnik (JST) – posiada pełne, pierwotne uprawnienia właścicielskie do wystawiania i odbierania faktur oraz zarządzania jednostkami podrzędnymi.
-
Osoby fizyczne uprawnione przez JST – mogą mieć uprawnienia do wystawiania faktur, dostępu do nich oraz delegowania dalszych uprawnień.
-
Jednostki podrzędne (Podmiot3) – występują jako dodatkowy podmiot w fakturze, gdy JST jest sprzedawcą (Podmiot1). Aby uprawnienia działały poprawnie, w fakturze musi zostać wskazany numer NIP jednostki oraz rola „7” (jednostka samorządu terytorialnego – wystawca).
-
Podmioty zewnętrzne (np. biura rachunkowe) – mogą uzyskać pośrednie uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu jednostki podrzędnej, co eliminuje konieczność aktualizacji uprawnień w każdej jednostce osobno.
System umożliwia elastyczne delegowanie uprawnień zarówno osobom fizycznym, jak i podmiotom gospodarczym, co znacząco usprawnia obsługę faktur JST w KSeF.
Model uprawnień dla grup VAT (GRV)
Analogiczny model został przygotowany dla grup VAT, które w ramach jednego podmiotu podatkowego zrzeszają kilku członków posiadających odrębne NIP-y. W tym przypadku, aby uprawnienia działały poprawnie, NIP każdego członka grupy VAT musi być zgłoszony w formularzu NIP-2 złożonym przez grupę.
Na równi z członkiem grupy VAT w zakresie nadawania i wykonywania uprawnień działa przedstawiciel grupy VAT.
Podobnie jak w modelu JST, system wyróżnia kilka poziomów uczestników:
-
Podatnik (grupa VAT) – posiada pełne uprawnienia pierwotne i może zarządzać członkami grupy.
-
Osoby fizyczne uprawnione przez grupę – mogą wystawiać i odbierać faktury oraz delegować uprawnienia dalej.
-
Członkowie grupy VAT (Podmiot3) – występują w fakturze jako dodatkowy podmiot, gdy grupa działa jako sprzedawca (Podmiot1). Aby faktura została prawidłowo rozpoznana, w polu Rola musi znaleźć się wartość „9” (członek grupy VAT – wystawca).
-
Podmioty zewnętrzne – mogą otrzymać uprawnienia pośrednie, np. biura rachunkowe obsługujące kilku członków grupy. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przeniesienie uprawnień o jeden poziom niżej, bez konieczności każdorazowej aktualizacji danych w KSeF.
Uprawnienia pośrednie – wygoda dla JST i grup VAT
Nowe rozwiązania w KSeF pozwalają na wprowadzenie tzw. uprawnień pośrednich, które działają automatycznie i są szczególnie przydatne w przypadku korzystania z usług zewnętrznych biur rachunkowych. W praktyce oznacza to, że gdy jednostka podrzędna JST lub członek grupy VAT wskaże biuro rachunkowe jako uprawnione, osoby wskazane przez to biuro automatycznie zyskują uprawnienia do fakturowania w ramach wszystkich klientów, którzy dane biuro wskazali.
Takie rozwiązanie znacznie upraszcza proces zarządzania uprawnieniami i ogranicza obowiązki administracyjne po stronie JST i grup VAT.
Znaczenie dla praktyki i wdrożenia KSeF
Modele uprawnień dla JST i GRV to istotny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów fakturowania w sektorze publicznym i dużych strukturach organizacyjnych. Dzięki nim:
-
można lepiej kontrolować dostęp do danych i faktur,
-
usprawnić zarządzanie uprawnieniami w ramach dużych organizacji,
-
zapewnić zgodność z wymogami KSeF,
-
uprościć współpracę z biurami rachunkowymi i podmiotami zewnętrznymi.
Nowe modele mają charakter dodatkowy, co oznacza, że JST i grupy VAT mogą nadal korzystać ze standardowego modelu uprawnień w KSeF – zależnie od potrzeb.
Podsumowanie
Wprowadzenie rozszerzonego modelu uprawnień w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego i grup VAT to kolejny etap cyfrowej transformacji administracji publicznej i podatników zbiorowych. Dzięki jasno określonym zasadom delegowania uprawnień oraz możliwości nadawania dostępu na różnych poziomach – zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio – system KSeF staje się bardziej elastyczny i dopasowany do potrzeb skomplikowanych struktur organizacyjnych.
Źródła
- https://ksef.podatki.gov.pl//baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/jst-grupy-vat/
0 komentarzy:
Prześlij komentarz