Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy zyskali nie tylko nowe narzędzie do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, ale również mechanizmy pozwalające na precyzyjne zarządzanie dostępem do danych oraz uprawnieniami użytkowników. Odpowiednie przypisanie ról i certyfikatów w systemie jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.
Zarządzanie uprawnieniami w KSeF
Moduł zarządzania uprawnieniami umożliwia nadawanie, przeglądanie oraz odbieranie uprawnień użytkowników w ramach organizacji. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne określenie, kto i w jakim zakresie może korzystać z funkcjonalności KSeF.
Uprawnienia mogą być nadawane bezpośrednio przez właściciela podmiotu lub przez użytkownika posiadającego rolę zarządzającego uprawnieniami. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może samodzielnie zdecydować, które osoby lub jednostki zyskają dostęp do faktur, certyfikatów czy operacji systemowych.
Role w systemie KSeF
Każda rola w KSeF odzwierciedla określony zakres kompetencji i odpowiedzialności użytkownika. Niektóre role są nadawane automatycznie przez system, inne zaś mogą być przypisane ręcznie przez osobę uprawnioną do zarządzania dostępem.
Role określane przez system:
-
właściciel – główny użytkownik systemu, posiadający pełen zakres uprawnień w ramach podmiotu.
-
komornik sądowy – rola przypisana automatycznie w przypadku użytkowników reprezentujących ten organ.
-
organ egzekucyjny – rola systemowa dla instytucji wykonujących egzekucję.
Role nadawane przez zarządzającego uprawnieniami:
-
faktury_odczyt – pozwala na przeglądanie faktur w KSeF.
-
faktury_zapis – umożliwia wystawianie i wysyłanie faktur.
-
poświadczenia – odczyt – dostęp do przeglądania poświadczeń.
-
poświadczenia – zarządzanie – uprawnienie do wydawania i cofania poświadczeń.
-
samofakturowanie – rola pozwalająca na wystawianie faktur w imieniu kontrahenta.
-
przedstawiciel podatkowy – umożliwia reprezentowanie podatnika w zakresie rozliczeń i fakturowania.
-
operacje egzekucyjne – przyznawane organom egzekucyjnym lub komornikom w zakresie wykonywania czynności w KSeF.
Role związane ze strukturą organizacyjną:
-
jednostka samorządu terytorialnego – nadrzędna / podrzędna – określają relacje pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego w systemie.
-
grupa VAT – nadrzędna / podrzędna – wskazują powiązania pomiędzy jednostkami w ramach grupy VAT.
-
zarządzanie jednostką podrzędną – rola operacyjna dostępna wyłącznie w kontekście jednostki oznaczonej jako nadrzędna (JST lub grupa VAT).
Rola certyfikatów w KSeF
Dostęp do KSeF wymaga potwierdzenia tożsamości użytkownika – odbywa się to przy pomocy certyfikatów kwalifikowanych, podpisów zaufanych lub pieczęci elektronicznych. Certyfikaty te nie tylko potwierdzają tożsamość podmiotu, ale również służą do uwierzytelniania i autoryzacji w procesie wystawiania lub odbierania faktur.
Każdy użytkownik posiadający uprawnienia w KSeF może logować się i wykonywać operacje zgodnie z zakresem przypisanej roli. Właściwe zarządzanie certyfikatami jest więc równie istotne, jak nadawanie samych uprawnień.
Podsumowanie
Zarządzanie uprawnieniami i certyfikatami w KSeF stanowi fundament bezpiecznego i skutecznego korzystania z systemu. Jasny podział ról, możliwość delegowania odpowiedzialności oraz transparentne mechanizmy kontroli dostępu pozwalają na zachowanie zgodności z wymogami prawnymi i zapewniają sprawne funkcjonowanie procesów fakturowania elektronicznego.
0 komentarzy:
Prześlij komentarz