Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system Ministerstwa Finansów, który pozwala wystawiać, odbierać i przechowywać faktury w formie elektronicznej. Aby z niego korzystać, trzeba się poprawnie uwierzytelnić – najczęściej służy do tego certyfikat KSeF. Dobra wiadomość jest taka, że nie każdy musi składać pełnomocnictwa ani chodzić do urzędu. W wielu przypadkach certyfikat KSeF można uzyskać od razu, bez dodatkowych formalności.
Jeśli prowadzisz JDG:
- nie składasz żadnych dodatkowych formularzy,
- logujesz się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym,
- od razu korzystasz z KSeF.
Kto może uzyskać certyfikat KSeF bez wizyty w urzędzie?
1. Osoby wskazane w formularzu ZAW-FA
Jeżeli podatnik wcześniej zgłosił daną osobę w urzędzie skarbowym na formularzu ZAW-FA, to taka osoba:
- ma prawo korzystać z KSeF,
- może samodzielnie wygenerować certyfikat KSeF,
- loguje się do systemu bez dodatkowych dokumentów.
Formularz ZAW-FA służy do nadawania, zmiany lub cofania uprawnień do KSeF.
2. Właściciele jednoosobowych działalności i wspólnicy spółek cywilnych
Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą albo jesteś wspólnikiem spółki cywilnej, nie musisz niczego zgłaszać w urzędzie.
Wystarczy, że zalogujesz się do KSeF używając:
- profilu zaufanego (ePUAP) albo
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Po zalogowaniu masz od razu dostęp do systemu i możesz wystawiać e-faktury.
3. Spółki i inne podmioty posiadające pieczęć elektroniczną
Spółki z o.o., fundacje i inne osoby prawne mogą korzystać z KSeF bez zgłoszeń, jeżeli posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP.
Taka pieczęć:
- zastępuje podpis osoby fizycznej,
- umożliwia logowanie do KSeF,
- pozwala wystawiać faktury bez składania ZAW-FA.
Jak korzystać z KSeF w praktyce?
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Gdy nie masz profilu zaufanego ani podpisu elektronicznego
Jeżeli nie możesz zalogować się elektronicznie, musisz złożyć ZAW-FA w urzędzie skarbowym jako pismo ogólne.
W formularzu wskazujesz osobę, która będzie działać w KSeF w Twoim imieniu (np. pracownika lub księgową).
Spółki bez pieczęci elektronicznej
Jeżeli spółka:
- nie ma kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- chce, aby w KSeF działała konkretna osoba fizyczna,
to musi złożyć ZAW-FA i wskazać tę osobę w urzędzie skarbowym. Dopiero po tym zgłoszeniu możliwe jest korzystanie z systemu.
Dlaczego certyfikat KSeF jest ważny?
Certyfikat KSeF zapewnia:
- bezpieczną wymianę danych,
- automatyzację fakturowania,
- zgodność z przepisami.
Dzięki niemu systemy księgowe mogą bezpiecznie komunikować się z KSeF, a firma działa sprawnie w modelu e-fakturowania.
Podsumowanie – co zrobić?
- Masz JDG → zaloguj się profilem zaufanym lub podpisem.
- Masz spółkę z pieczęcią → korzystasz bez zgłoszeń.
- Nie masz uwierzytelnienia (np. masz tylko podpis kwalifikowany) → złóż ZAW-FA.
0 komentarzy:
Prześlij komentarz