Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Aby przedsiębiorca lub firma mogli korzystać z tego systemu, konieczne jest odpowiednie uwierzytelnienie — jednym z najważniejszych narzędzi jest certyfikat KSeF.
Nie każdy jednak musi spełniać dodatkowe warunki, by taki certyfikat uzyskać. W określonych przypadkach możliwe jest wystąpienie o certyfikat bez konieczności składania pełnomocnictw czy dodatkowych zawiadomień w urzędzie skarbowym.
Kto może uzyskać certyfikat KSeF bez dodatkowych formalności?
Bez spełniania dodatkowych wymogów o certyfikat KSeF mogą wystąpić:
1. Osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA
Są to osoby, które podatnik wskazał w urzędzie skarbowym jako uprawnione do korzystania z KSeF. Zgłoszenie odbywa się poprzez formularz ZAW-FA, w którym można nadać, zmienić lub odebrać dostęp do systemu. Po zaakceptowaniu zawiadomienia przez urząd osoby te mogą samodzielnie uzyskać certyfikat KSeF i logować się do systemu.
2. Osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie
Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych lub wspólnicy spółek cywilnych mają prawo korzystać z KSeF bez dodatkowych zgłoszeń. Ich dostęp do systemu wynika bezpośrednio z posiadania statusu właściciela firmy. Uwierzytelnienie następuje za pomocą podpisu zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
3. Podatnicy niebędący osobami fizycznymi posiadający uprawnienia właścicielskie i pieczęć elektroniczną
Podmioty takie jak spółki z o.o., fundacje czy inne jednostki posiadające osobowość prawną mogą korzystać z KSeF, jeśli dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą numer NIP. Pieczęć taka pełni rolę podpisu elektronicznego w kontekście organizacyjnym, umożliwiając uwierzytelnienie systemowe bez dodatkowych zgłoszeń.
Jak w praktyce korzystać z KSeF?
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie muszą dokonywać dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym, aby korzystać z KSeF.
Dostęp uzyskuje się po zalogowaniu do systemu z użyciem:
-
podpisu zaufanego (ePUAP) lub
-
kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
To rozwiązanie umożliwia natychmiastowy dostęp do systemu i wystawianie e-faktur bez dodatkowych formalności.
Gdy przedsiębiorca nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej
Jeśli przedsiębiorca nie może uwierzytelnić się w sposób elektroniczny, może skorzystać z formularza ZAW-FA, który służy do:
-
nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do KSeF,
-
wskazania innych osób (np. pracowników), które będą mogły korzystać z systemu.
Zawiadomienie ZAW-FA składa się w urzędzie skarbowym w formie papierowej.
Spółki i inne podmioty niebędące osobami fizycznymi
W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz innych osób prawnych zasady różnią się w zależności od sposobu uwierzytelniania:
-
Jeżeli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, może korzystać z KSeF bez składania ZAW-FA, opierając się na pierwotnych uprawnieniach właścicielskich.
-
Jeżeli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej, powinna złożyć w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do działania w jej imieniu w KSeF.
Dopiero po takim zgłoszeniu wskazana osoba uzyskuje możliwość logowania się do systemu i wystawiania e-faktur w imieniu spółki.
Dlaczego warto zadbać o certyfikat KSeF?
Certyfikat KSeF to nie tylko narzędzie techniczne, ale także gwarancja:
-
bezpieczeństwa wymiany danych finansowych,
-
automatyzacji procesów fakturowania,
-
zgodności z obowiązującymi przepisami.
Dzięki niemu możliwa jest bezpieczna integracja systemów księgowych z KSeF i sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w nowym modelu e-fakturowania.
Podsumowanie
Z certyfikatu KSeF mogą korzystać bez dodatkowych formalności:
-
osoby fizyczne zgłoszone w ZAW-FA,
-
przedsiębiorcy posiadający uprawnienia właścicielskie,
-
podatnicy niebędący osobami fizycznymi, jeśli dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP.
W przypadku braku możliwości elektronicznego uwierzytelnienia lub pieczęci kwalifikowanej, dostęp do systemu można uzyskać poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym.
0 komentarzy:
Prześlij komentarz