Bilansowa „czystka”, czyli jak okiełznać koszty na koniec roku

Dla nas, ludzi rachunkowości, styczeń i luty to największy maraton w roku – zamknięcie ksiąg. To moment, w którym strona Wn musi pokochać się ze stroną Ma miłością bezwarunkową.

Dziś na tapetę bierzemy „Wielką Czwórkę” kont kosztowych. To one często budzą grozę u stażystów i lekkie drżenie rąk u głównych księgowych, gdy krąg kosztów nagle postanawia się nie domknąć. Zaparzcie mocną kawę – zaglądamy pod podszewkę Waszych systemów ERP, dbając o to, by bilans wyszedł na zero.

1. Koszt własny sprzedaży (701/711) – moment prawdy

Zacznijmy od klasyka. Konto „Koszt własny sprzedanych produktów i usług” to w rachunkowości odpowiednik lustra w przymierzalni przy jaskrawym świetle. Pokazuje prawdę, i to bez filtra.

Przez cały rok wrzucaliście tam wszystko, co wyjechało z magazynu do klienta. Na koniec roku to konto jest nabrzmiałe od wartości. Co z nim robimy? Zerujemy je. Brutalne, ale konieczne. To konto wynikowe – nie ma prawa przetrwać nocy bilansowej. Całe jego saldo musimy przenieść na Wynik Finansowy (konto 860).

Dlaczego to takie ważne? Bo to właśnie to konto – w zestawieniu z przychodami – mówi zarządowi, czy ten „wspaniały kontrakt z marca” był sukcesem, czy może jednak dołożyliście do interesu. Pamiętajcie: tu nie ma litości, saldo musi zniknąć.

2. Rozliczenie kosztów rodzajowych (490) – magiczny most

Och, konto 490. To najbardziej tajemniczy element układanki, swoisty most zwodzony między „czwórkami” (koszty rodzajowe) a „piątkami” (koszty funkcjonalne). Wielu księgowych traktuje je po macoszemu, a to błąd.

Na koniec roku saldo konta 490 jest kluczowe dla ustalenia zmiany stanu produktów. Jeśli sporządzacie Rachunek Zysków i Strat w wariancie porównawczym, to właśnie 490 (wraz z kontami zapasów) decyduje o tym, czy zmiana stanu jest dodatnia, czy ujemna. Przeksięgowujemy je na wynik finansowy (860). Bez tego konta Wasz krąg kosztów byłby jak kwadrat – kanciasty i nie do toczenia.

3. Rozliczenie kosztów działalności (580) – detektyw odchyleń

Stosujecie stałe ceny ewidencyjne? Jeśli tak, to konto 580 jest Waszym najlepszym przyjacielem albo najgorszym wrogiem. Działa jak bufor bezpieczeństwa.

Po jednej stronie (Wn) zbiera to, ile faktycznie kosztowało wyprodukowanie towaru. Po drugiej (Ma) – ile planowaliście, że będzie kosztować (cena ewidencyjna). Na koniec roku zostaje na nim „osad” – to są właśnie odchylenia.

To nie jest zwykłe saldo do przeksięgowania „gdziekolwiek”. Te odchylenia trzeba precyzyjnie rozliczyć: część wysłać w ślad za sprzedanym towarem (na konto 701, korygując wynik), a część zostawić w magazynie (korygując wartość zapasu). Jeśli o tym zapomnicie, Wasz wynik finansowy będzie fikcją literacką, a nie rzetelną informacją.

4. Koszt własny obrotów wewnętrznych (790) – firma sama sobie sterem

Na koniec najdziwniejszy stwór w tym zestawieniu. Konto 790 pojawia się wtedy, gdy firma coś produkuje, ale nie sprzedaje tego klientowi, tylko... samej sobie. Może to być maszyna zbudowana na własne potrzeby albo produkty przekazane na cele reklamy.

Choć fizycznie pieniądz nie wpłynął do kasy, w księgach musi być porządek. Koszt wytworzenia tych dóbr ląduje na 790. Na koniec roku to konto również zamykamy na wynik finansowy (860). Zazwyczaj „zeruje się” ono z przychodami z obrotów wewnętrznych (791), ale jego rola jest kluczowa dla domknięcia wspomnianego kręgu kosztów. To dowód na to, że w księgowości nic nie ginie w próżni.
Finał – wielkie sprzątanie na 860

Koniec roku to czas, gdy wszystkie te techniczne zawiłości muszą trafić do jednego worka z napisem Wynik Finansowy. Pamiętajcie:

• Koszty sprzedanych produktów (701) – na 860.
• Obroty wewnętrzne (790) – na 860.
• Saldo 490 – na 860.

Dopiero gdy te konta pokażą puste salda, możecie z czystym sumieniem zamknąć laptopa. Przynajmniej do czasu, aż biegły rewident nie zapyta: „A dlaczego to odchylenie na 580 ma taki dziwny znak?”. Powodzenia w bilansowaniu!

Tematyka: jak dekretować, zamykanie roku