Zasady funkcjonowania konta „Środki pieniężne w drodze”

1. Cel i definicja

Konto „Środki pieniężne w drodze” służy do ewidencji środków pieniężnych, które zostały fizycznie lub elektronicznie wyprowadzone z jednego składnika majątku jednostki (kasa, rachunek bankowy), a nie zostały jeszcze zaksięgowane w miejscu docelowym.
Zgodnie z zasadą przewagi treści ekonomicznej nad formą prawną (Art. 4 ust. 2 UoR), konto to może służyć również do ewidencji utargów z terminali płatniczych oraz bramek płatniczych, o ile Polityka Rachunkowości jednostki traktuje te środki jako ekwiwalenty gotówki (krótki termin realizacji, znikome ryzyko utraty wartości).

2. Zakres stosowania

Do typowych operacji ujmowanych na tym koncie należą:

• Odprowadzenie gotówki z kasy do banku (wpłata zamknięta, wrzutnia).
• Przelewy pomiędzy własnymi rachunkami bankowymi jednostki.
• Płatności kartami płatniczymi i szybkimi przelewami (PayU, BLIK), jeżeli jednostka nie ewidencjonuje ich jako rozrachunków (należności), lecz jako środki pieniężne.

3. Schemat ewidencyjny

Wpłata gotówki do banku:

• Wypłata z kasy: Wn „Środki w drodze” / Ma „Kasa”
• Wyciąg bankowy (wpływ): Wn „Rachunek bankowy” / Ma „Środki w drodze”

Przelew własny:

• Wyciąg A (obciążenie): Wn „Środki w drodze” / Ma „Rachunek bankowy A”
• Wyciąg B (uznanie): Wn „Rachunek bankowy B” / Ma „Środki w drodze”

Sprzedaż przez terminal (ujęcie uproszczone/praktyczne):

• Raport dobowy fiskalny: Wn „Środki w drodze” / Ma „Sprzedaż detaliczna”
• Wyciąg bankowy (wpływ od operatora pomniejszony o prowizję): Wn „Rachunek bankowy” / Ma „Środki w drodze”
• Księgowanie prowizji (faktura od operatora lub PK): Wn „Usługi obce/Koszty finansowe” / Ma „Środki w drodze” (rozliczenie różnicy).

4. Dzień bilansowy i prezentacja

Na dzień bilansowy konto może wykazywać wyłącznie Saldo Wn. Oznacza ono realne aktywa finansowe, które „wyszły” z jednostki lub od klienta, a nie zostały jeszcze zaksięgowane przez bank jednostki.
W bilansie saldo to prezentuje się w pozycji B.III.1 lit. c) „Inne środki pieniężne” (lub wprost „Środki pieniężne w drodze”, zależnie od szczegółowości sprawozdania).

5. Czystość obrotów
Wystąpienie salda Ma na dzień bilansowy jest niedopuszczalne i świadczy o błędzie (np. zaksięgowaniu wpływu przed wypływem lub dublowaniu zapisów).
Konto podlega comiesięcznej kontroli (uzgodnieniu). Nie może być traktowane jako „konto techniczne” do ukrywania nierozliczonych transakcji. Wszelkie zatory płatnicze od operatorów kart (powyżej standardowego czasu realizacji D+1/D+2) powinny być przeksięgowane na „Pozostałe rozrachunki” i poddane analizie pod kątem windykacji.

Saldo Ma na koncie „Środki pieniężne w drodze” na dzień 31 grudnia

Saldo Ma na koncie „Środki pieniężne w drodze” na dzień 31 grudnia to czerwona flaga dla głównego księgowego i audytora. Oznacza, że w księgach „przyszły” pieniądze, które teoretycznie jeszcze nie „wyszły” ze źródła, co łamie czasoprzestrzeń księgową.

Oto 4 główne hipotezy (przyczyny), które musisz sprawdzić, widząc takie saldo:

Hipoteza 1: Przesunięcie czasowe dokumentów (Błąd "Cut-off")

Sytuacja: Bank zaksięgował wpływ środków 31 grudnia, ale dokument źródłowy (rozchód) został wystawiony z datą styczniową.

Przykład: Wpłata utargu do wrzutni nocnej 31 grudnia. Bank zaksięgował wpływ na wyciągu 31.12 (Wn Rachunek / Ma Środki w drodze), ale kasjer otworzył nowy Raport Kasowy dopiero 2 stycznia i tam ujął rozchód gotówki.

Wniosek: Fizycznie pieniądze wyszły w starym roku, ale dokument (RK) jest ze złego okresu. Należy skorygować datę ujęcia raportu kasowego lub doksięgować rozchód do grudnia.

Hipoteza 2: Brak zaksięgowania dokumentu źródłowego (Błąd kompletności)

Sytuacja: Masz zaksięgowany „koniec” transakcji (wpływ na rachunek), ale zapomniałeś zaksięgować jej „początek”.

Przykład: Zaksięgowałeś wyciąg bankowy, na którym widnieje wpłata własna (Wn Rachunek / Ma Środki w drodze), ale zapomniałeś zaksięgować Raportu Kasowego lub wyciągu z drugiego rachunku bankowego, z którego wyszedł przelew.

Wniosek: „Wisząca” noga transakcji. Musisz znaleźć brakujący dokument i go wprowadzić do ksiąg.

Hipoteza 3: Błędna identyfikacja wpłaty (Błąd merytoryczny)

Sytuacja: Zaksięgowałeś wpływ na rachunek jako „środki w drodze”, a w rzeczywistości to była wpłata od kontrahenta, zwrot zaliczki pracowniczej lub pożyczka.

Przykład: Na wyciągu widnieje wpłata gotówkowa. Księgowa z automatu dała: Wn Rachunek / Ma Środki w drodze. Po analizie okazuje się, że to prezes wpłacił pożyczkę dla spółki, albo klient wpłacił gotówkę bezpośrednio w oddziale banku na konto firmy.

Wniosek: Środki nigdy nie były „w drodze” (nie wyszły z naszej kasy). Należy przeksięgować na rozrachunki (zespół 2) – np. Wn Środki w drodze (storno błędu) / Ma Rozrachunki z odbiorcami.

Hipoteza 4: Dublowanie zapisów lub błąd kwotowy (Błąd techniczny)

Sytuacja: Strona Ma (wpływ do banku) została zaksięgowana podwójnie lub w zawyżonej kwocie w stosunku do strony Wn.

Przykład: Import wyciągów bankowych zaciągnął tę samą operację dwa razy, albo przy wpisywaniu ręcznym pomyliłeś cyfry („czeski błąd”) i wpisałeś wpływ 15 000 zł zamiast 1 500 zł, podczas gdy z kasy wyszło poprawnie 1 500 zł.

Wniosek: Różnica w saldzie wynika z nadmiarowego zapisu po stronie Ma. Wymagana korekta zapisu na wyciągu bankowym.

Tematyka: 155-159, bilans, jak dekretować, pieniądze w drodze, zamykanie roku