Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością – kluczowe zasady i praktyczne konsekwencje dla pracodawców

Dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością jest istotnym instrumentem wsparcia dla pracodawców. Jednak możliwość skorzystania z tej formy pomocy uzależniona jest od spełnienia określonych warunków formalnych i terminowych. Szczególne znaczenie ma moment uzyskania przez pracownika statusu osoby niepełnosprawnej oraz sposób i czas reakcji pracodawcy.

Status pracownika w dniu zatrudnienia a prawo do dofinansowania

Jeżeli pracodawca otrzymuje orzeczenie o niepełnosprawności w trakcie trwania zatrudnienia, w pierwszej kolejności zobowiązany jest ustalić, czy pracownik:

• posiadał już w dniu zatrudnienia status osoby niepełnosprawnej,
• dysponował ważnym orzeczeniem (o niepełnosprawności, stopniu niepełnosprawności lub orzeczeniem równoważnym),
• lecz nie przedstawił go pracodawcy w momencie nawiązania stosunku pracy.

W takiej sytuacji pracodawca nie może ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzenia tego pracownika. Wynika to z braku możliwości wykazania tzw. efektu zachęty, który jest jednym z kluczowych warunków dopuszczalności pomocy publicznej.

Niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia – kiedy dofinansowanie jest możliwe?

Odmienna sytuacja ma miejsce, gdy:

• w dniu zatrudnienia pracownik był osobą pełnosprawną,
• nie posiadał ważnego orzeczenia,
• a niepełnosprawność została stwierdzona dopiero w trakcie zatrudnienia, a orzeczenie wydano po dacie zatrudnienia.

W takim przypadku pracodawca może ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzenia, bez obowiązku wykazywania efektu zachęty. Należy jednak pamiętać, że w formularzu INF-D-P, na pytanie nr 48 (dotyczące zatrudnienia w warunkach efektu zachęty), należy odpowiedzieć twierdząco, mimo że sam efekt zachęty nie jest badany.

Prawo do dofinansowania powstaje od dnia otrzymania orzeczenia o niepełnosprawności, pod warunkiem spełnienia pozostałych wymogów określonych w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Terminowość wniosków i tzw. „konieczność pomocy”

Pracodawca ma obowiązek wystąpić z wnioskiem o dofinansowanie niezwłocznie po nabyciu prawa do tej pomocy. Jest to istotne dla wykazania tzw. konieczności pomocy.

W przypadku pracownika, którego niepełnosprawność została potwierdzona w trakcie zatrudnienia:

• pierwszy wniosek należy złożyć za miesiąc, w którym orzeczenie wpłynęło do pracodawcy,
• jeżeli występowały przeszkody formalne (krajowe lub wspólnotowe), wniosek należy złożyć za pierwszy miesiąc po ustaniu tych przeszkód,
• brak złożenia wniosku mimo spełniania warunków skutkuje utratą prawa do dofinansowania za cały okres trwania danej umowy o pracę.

Przykład praktyczny: orzeczenie w trakcie zwolnienia chorobowego

Jeżeli:

• niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia,
• pracownik dostarczył orzeczenie np. w sierpniu 2025 r.,
• jednak od momentu jego wpływu do końca 2025 r. pracodawca nie ponosił kosztów wynagrodzenia (pracownik przebywał na długotrwałym zwolnieniu lekarskim),

wówczas pierwszy wniosek o dofinansowanie należy złożyć za styczeń 2026 r., czyli za miesiąc, w którym pracodawca faktycznie uczestniczył w ponoszeniu kosztów płacy.

Wniosek można złożyć elektronicznie do 25 lutego 2026 r.

Dokumenty i warunki formalne

Kompletny wniosek składa się z trzech formularzy:

• Wn-D,
• INF-D-P,
• INF-O-PP.

W momencie składania wniosku wynagrodzenie za dany miesiąc musi być już wypłacone na rachunek bankowy pracownika (wypłata gotówkowa nie jest dopuszczalna).

Ważność orzeczenia i jego przedłużenie

Jeżeli orzeczenie o niepełnosprawności obowiązuje do określonej daty (np. do 28 lutego 2026 r.), pracodawca może wnioskować o dofinansowanie za cały okres jego ważności, o ile spełnione są pozostałe warunki ustawowe.

Jeżeli pracownik złoży wniosek o wydanie kolejnego orzeczenia przed upływem terminu ważności, uzyskując stosowne zaświadczenie z zespołu ds. orzekania o niepełnosprawności, pracodawca może nadal traktować go jako osobę niepełnosprawną. Zgodnie z art. 6bb ust. 1 ustawy o rehabilitacji, dotychczasowe orzeczenie zachowuje ważność do dnia wydania nowego, nie dłużej jednak niż przez 6 miesięcy po upływie pierwotnego terminu.

Gdzie szukać dodatkowych informacji?

Szczegółowe informacje, broszury oraz materiały wideo dotyczące wypełniania dokumentów dostępne są na stronie Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (zakładka: Pracodawcy → Dofinansowanie wynagrodzeń). Wsparcie merytoryczne zapewniają również oddziały PFRON oraz infolinia Departamentu Rynku Pracy.

Tematyka: 2026, PEFRON, stopień niepełnosprawności