FA(3) to przydatne rozszerzenie struktury faktury ustrukturyzowanej, które daje większe możliwości opisowe i ułatwia automatyzację, ale równocześnie wymaga starannego przygotowania systemów i procedur. Klucz to testy w środowisku KSeF 2.0 oraz dobre zmapowanie nowych pól do procesów wewnętrznych.
Wprowadzenie
KSeF (Krajowy System e-Faktur) korzysta z tzw. struktury logicznej — schematu XML/XSD, który precyzuje, jakie pola może zawierać faktura ustrukturyzowana oraz jakie są zależności między nimi. FA(3) to kolejna, rozszerzona wersja tej struktury — przygotowana, by lepiej odzwierciedlać praktykę księgową i potrzeby procesu rozliczeń.
- FA(3) rozszerza FA(2) o nowe pola (np. strukturalne załączniki, rozbudowane typy stawek 0%, warunki płatności).
- W praktyce wymaga aktualizacji systemów fakturujących i przetestowania eksportu do KSeF 2.0.
Jak jest zbudowana struktura FA(3)? (szkielet)
Na poziomie logicznym FA(3) składa się z kilku głównych bloków — podobnie jak poprzednie wersje, lecz z dodatkowymi podsekcjami i regułami walidacyjnymi:
- Nagłówek — metadane dokumentu, wersja, identyfikator.
- Dane podmiotów — wystawca, nabywca, ewentualne podmioty trzecie (np. pracownik).
- Pozycje faktury — linie przedmiotu, ilości, jednostki miary, ceny, stawki VAT i ich kody.
- Płatności i warunki — terminy (również złożone formuły czasowe), forma płatności, informacje o ratach.
- Załączniki strukturalne — nowość: możliwość dołączenia ustrukturyzowanych tabel/odniesień.
- Podsumowanie — sumy netto/VAT/brutto, korekty, oznaczenia zapłaty.
Co istotnie się zmienia względem FA(2)? — praktyczne punkty
Poniżej zestawienie najważniejszych zmian i ich praktycznego znaczenia:
| Obszar | Zmiana | Znaczenie |
|---|---|---|
| Załączniki | Możliwość dodawania załączników tabelarycznych i opisowych jako część faktury | Ułatwia dołączenie specyfikacji, harmonogramów lub zestawień kosztów — bez osobnych maili/plików. |
| Terminy płatności | Nowe pola do opisu terminów warunkowych (np. „14 dni od dostawy”) | Lepsze odwzorowanie rzeczywistych praktyk handlowych i automatyczne walidacje. |
| Stawki 0% | Rozróżnienie typów 0% (np. WDT, eksport, krajowa 0%) | Precyzyjne klasyfikacje VAT i łatwiejsza kontrola podatkowa. |
| Dane trzeciej strony | Możliwość wskazania pracownika/osoby trzeciej powiązanej z transakcją | Ułatwienie w rozliczeniach kosztów pracowniczych i refundacjach. |
| Płatności częściowe | Specyfikacja warunków i statusu każdej raty | Lepsze odzwierciedlenie umów rozliczanych etapami. |
Przykładowy, uproszczony fragment XML (ilustracja)
Poniżej przykładowy, skrócony fragment pokazujący nagłówek i jedną pozycję w schemacie FA(3). To tylko ilustracja — rzeczywiste XSD wymaga dokładnej struktury i atrybutów.
<Invoice xmlns="urn:ksef:fa:3">
FV/2025/1001
2025-10-08
FA
1234567890
Firma XYZ sp. z o.o.
9876543210
Nabywca sp. z o.o.
-
Usługa programistyczna - wdrożenie
10
2000.00
0
Jak przygotować firmę / system do FA(3)? — praktyczny checklist
- Sprawdź aktualną wersję systemu fakturowania — czy dostawca deklaruje wsparcie FA(3) i KSeF 2.0.
- Przetestuj eksport FA(3) w środowisku testowym KSeF 2.0 — zweryfikuj walidacje XSD i typowe błędy.
- Zaktualizuj procedury księgowe: obsługa załączników, nowych kodów stawek VAT, rozliczeń częściowych.
- Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur i dział finansowy.
- Przygotuj plan awaryjny: co robić, gdy faktury są odrzucane (logi, korekty, ponowna wysyłka).
Najczęściej spotykane problemy i jak ich uniknąć
Oto kilka scenariuszy, które sprawiają najwięcej kłopotów przy przejściu na FA(3):
- Nieprawidłowy kod stawki VAT — skutkuje odrzuceniem przez walidator; zamapuj lokalne kody do kodów FA(3).
- Braki w danych kontrahenta — upewnij się, że pola identyfikacyjne (NIP/REGON/adres) są poprawne i w wymaganym formacie.
- Załączniki w formie nieustrukturyzowanej — FA(3) oczekuje załączników w określonej reprezentacji; dołączaj tylko zgodne formaty.
- Niedopasowane terminy płatności — jeśli system generuje tylko datę, a FA(3) oczekuje warunku, dodaj pole/konwersję.
Wzory faktur dla KSeF 2.0 są dostępne na stronie i obejmują aktualną strukturę FA(3), schemat XML oraz styl prezentacji. Te pliki są kluczowe dla integratorów, programistów i zespołów księgowych przygotowujących systemy do komunikacji z KSeF.
Na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/struktura-logiczna-fa-3/ dostępne są trzy pliki:
— zawiera identyfikator wzoru dokumentu
— definicja struktury faktury w formacie XML (FA(3))
— styl prezentacji dokumentu XML w przeglądarce
Dlaczego to ważne?
Schemat XSD określa, jakie pola są obowiązkowe, jakie typy danych są dopuszczalne i jak powinna wyglądać poprawna faktura w KSeF.
Styl XSL pozwala na wizualizację faktury w czytelnej formie — przydatne przy testach i prezentacjach.
Wyroznik XML jest niezbędny do identyfikacji wersji dokumentu w systemach zewnętrznych.
0 komentarzy:
Prześlij komentarz