Faktura przeterminowana bez duplikatu. Co z nią zrobić w księgach?

Jeśli masz fakturę sprzed lat i nie możesz uzyskać duplikatu, to kluczowe nie jest to, że jest „stara”, tylko to, czy w ogóle masz dokument. Termin płatności nie ma znaczenia. Data wystawienia też nie. Liczy się dowód księgowy. Jeżeli posiadasz oryginał faktury, nawet bardzo starej, możesz ją ująć w księgach. Jeżeli dotyczy zamkniętego roku, księguje się ją bieżąco jako koszt lat ubiegłych. Podatkowo koszt jest możliwy tylko wtedy, gdy spełnia ogólne warunki z art. 15 ustawy o CIT, czyli ma związek z przychodem i jest prawidłowo udokumentowany. 

Sam fakt, że dokument „leżał w szufladzie”, nie przekreśla kosztu.

Problem zaczyna się wtedy, gdy faktury nie ma, a duplikatu nie da się uzyskać. W takiej sytuacji nie istnieje koszt podatkowy. Bez faktury nie ma prawa do ujęcia wydatku w KUP i nie ma prawa do odliczenia VAT. Nawet jeśli zapłata była faktem, nawet jeśli usługa była wykonana. Przepisy są w tym miejscu bezlitosne i bardzo jednoznaczne.

Jeżeli dysponujesz jedynie dowodami zastępczymi, takimi jak potwierdzenie przelewu, umowa czy korespondencja mailowa, wydatek możesz ująć wyłącznie bilansowo, jako koszt NKUP. Takie księgowanie porządkuje wynik finansowy, ale nie obniża podatku. Urząd skarbowy dokładnie rozróżnia te dwie rzeczy.

Najgorszym rozwiązaniem jest „ratowanie” kosztu na siłę. Opisy typu „koszt administracyjny” albo „pozostałe usługi” bez faktury są pierwszą rzeczą, którą urząd kwestionuje w trakcie kontroli. Brak dokumentu to brak kosztu. I żadna kreatywna narracja tego nie zmieni.

Nie masz faktury → nie masz kosztu podatkowego.
Masz dowód → masz koszt bilansowy.
Nie masz nic → nie masz nic.

Tematyka: bez duplikatu, faktura przeterminowana, pełna rachunkowość, VAT