Rok 2026 przynosi podatnikom coś więcej niż kosmetyczną korektę przepisów. Nowe rozporządzenie dotyczące prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest w istocie zmianą filozofii: od księgi jako narzędzia ewidencyjnego, do księgi jako elementu spójnego, cyfrowego systemu kontroli i analizy. To nie jest już dokument, który „ma być”, lecz struktura, która musi być kompatybilna z KSeF, JPK i logiką automatycznego przetwarzania danych.
Najbardziej widocznym sygnałem tej zmiany jest nowy wzór PKPiR. Księga ma teraz dziewiętnaście kolumn, a dwie z nich — numer identyfikujący fakturę z KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta — pokazują kierunek, w którym idzie państwo: pełna identyfikowalność dokumentów i pełna możliwość ich powiązania z innymi rejestrami. To nie jest drobna korekta formularza, lecz konsekwentne włączanie przedsiębiorców w cyfrowy obieg informacji, w którym każdy dokument ma swój numer, a każdy numer ma swoje miejsce w systemie.
Drugą fundamentalną zmianą jest odejście od zasady natychmiastowego wpisywania zakupów towarów i materiałów. Przez lata przedsiębiorcy musieli pilnować, by ująć zakup „przed przekazaniem do magazynu”, co w praktyce oznaczało często księgowanie na szybko, byle zdążyć przed ruchem towaru. Od 2026 roku logika jest inna: koszty ujmuje się zgodnie z zasadami podatkowymi, czyli według momentu poniesienia, a nie według fizycznego obrotu. To przesuwa PKPiR w stronę księgowości memoriałowej i zmniejsza presję operacyjną, ale jednocześnie wymaga większej spójności dokumentów i większej odpowiedzialności za ich kompletność.
Zmienia się również sposób dokumentowania drobnych zakupów. Paragon bez NIP przestaje być dowodem księgowym w większości przypadków. To koniec epoki „paragonów z szuflady”, które przez lata były tolerowane jako dowód zakupu materiałów pomocniczych czy środków czystości. Od teraz przedsiębiorca musi zadbać o fakturę uproszczoną, czyli paragon z NIP, a wyjątkiem pozostają jedynie paliwa i oleje kupowane za granicą. To pozornie drobna zmiana, ale w praktyce oznacza większą dyscyplinę dokumentacyjną i koniec wielu nieformalnych praktyk.
Ważnym elementem nowego systemu jest także ujednolicenie terminów wpisów. Przychody mają być ujmowane do dwudziestego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, niezależnie od tego, czy księgę prowadzi biuro rachunkowe, czy sam podatnik. To porządkuje rytm pracy i eliminuje dotychczasowe różnice, które często prowadziły do nieporozumień. Jednocześnie koszty są ujmowane zgodnie z zasadami podatkowymi, co wymaga od przedsiębiorców większej świadomości, kiedy koszt jest „poniesiony” w rozumieniu ustawy.
Zmienia się również sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży. Choć sama idea pozostaje ta sama — wpisywanie przychodów nieudokumentowanych fakturą — to konstrukcja dokumentu jest bardziej spójna z logiką nowego rozporządzenia. Znika natomiast możliwość sporządzania zestawień faktur czy zbiorczych zapisów, ponieważ fiskus chce widzieć każdą fakturę osobno. To jest jeden z tych momentów, w których widać, że PKPiR ma być nie tylko księgą, ale także źródłem danych do automatycznej analizy.
Warto też zauważyć, że nowe przepisy rezygnują z wielu dawnych preferencji. Nie ma już uproszczonej księgi dla rolników o małych przychodach, nie ma zwolnień „na wniosek” z części obowiązków, nie ma wyjątków dla szczególnych sytuacji. PKPiR staje się jednolita, a jej prowadzenie — bardziej przewidywalne, ale też bardziej wymagające. To jest ruch w stronę równości formalnej, ale również w stronę większej kontroli. Jedyną listą, która naprawdę ma sens w tym artykule, jest ta, która pokazuje, co łączy wszystkie zmiany:
PKPiR ma być narzędziem, które da się automatycznie analizować, porównywać i weryfikować w ramach cyfrowego systemu podatkowego.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy muszą zadbać o spójność dokumentów, biura rachunkowe muszą pracować w systemach zgodnych z JPK_PKPiR, a fiskus będzie miał dostęp do danych bardziej kompletnych i bardziej szczegółowych niż kiedykolwiek wcześniej.
PKPiR 2026 nie jest rewolucją, ale jest bardzo konsekwentnym krokiem w stronę pełnej cyfryzacji podatków. To zmiana, którą można przyjąć z niechęcią, ale można też potraktować jako szansę na uporządkowanie procesów i przejście na bardziej nowoczesny sposób pracy. W każdym przypadku jedno jest pewne: era papierowych ksiąg i paragonów bez NIP właśnie się kończy.
0 komentarzy:
Prześlij komentarz